Was bewegt ein Unternehmen dazu, ein neues ERP-System einzuführen? Klare Zielvorgaben sind massgebend für die Lösungsevaluation und Anwenderzufriedenheit. Die Erarbeitung dieser Ziele und deren Kontrolle sind Thema dieses Beitrags.
Warum überhaupt ein ERP einführen? Gründe dafür gibt es so viele wie Ursachen. Die meisten davon sind dem Wunsch nach mehr Effizienz, dem Bedürfnis nach Transparenz, der Notwendigkeit zusätzlicher Funktionen, technologischer Innovation sowie strategischen oder organisatorischen Veränderungen geschuldet. Bei der Frage nach den Zielen wird es schon schwieriger. Nachfolgend eine Einstiegshilfe für das Finden und Kontrollieren von Zielen bei der ERP-Einführung.
Schritt 1: Identifikation von Schwachstellen mittel Engpassanalyse
Direkt verbunden mit der individuellen Ausgangslage ist die Definition der Ziele, welche mit einem ERP-System erreicht werden sollen. Diese Ziele entsprechen logischerweise einem positiven Nutzen für das Unternehmen. Das wiederum bedeutet, dass ein Mangel oder ein Problem beseitigt werden soll. Die Identifikation von Engpässen und deren Ursachen und Wirkung ist ein erster Schritt, um sich der Zieldefinition anzunähern. Was einfach tönt, ist in der Praxis ein heikles Unterfangen. Oft wird dies als persönliche Kritik oder als Bruch mit traditionellen Werten aufgefasst. Um dies zu vermeiden, kommt es darauf an, eine Diskussion über allfällige Engpässe neutral und sachorientiert zu moderieren.
Schritt 2: Nutzung von Entwicklungspotenzial
So wie es in einem Unternehmen Schwachstellen gibt, schlummert vielerorts auch ungenutztes Entwicklungspotenzial. Der Zugang dazu befindet sich oftmals in den Köpfen der Mitarbeitenden. Konstruktive Ideen für die Verbesserung von Arbeitsabläufen, Fachwissen über Trends und erfolgreiche Produkte von Mitbewerbern oder Vorschläge für die Nutzung von Synergien mit Lieferanten sind nicht ausschliesslich Aufgaben des Managements. Um das latent vorhandene Know-how anzuzapfen und in konkrete Formen zu lenken, brauchen die Mitarbeitenden nicht nur Austauschmöglichkeiten, sondern auch die Motivation, sich aktiv einzubringen – gerade bei der Einführung eines ERP-Systems. Dies sollte bereits mit den ersten Sitzungen, z.B. bei der Engpassanalyse, berücksichtigt werden.
Schritt 3: «Business first» als Grundgedanke
Ein ERP ist mehr als nur eine elektronische Schreibmaschine. Wer eine umfassende, integrierte Gesamtlösung einsetzt, verfügt über ein mächtiges Werkzeug, um sein Geschäftsmodell nachhaltig zu beeinflussen. Primär geht um die Erreichung geschäftlicher Ziele bei der ERP-Einführung. Die Antworten dazu finden sich in Schritt 1 und 2 – Engpässe und deren Ursachen eliminieren und Entwicklungspotenzial durch die positive Umkehrung der Auswirkungen nutzen. Konkret könnte das heissen: Durch ein integriertes ERP System werden Insellösungen abgelöst und Betriebskosten gesenkt. Unternehmen steigern die Effizienz dadurch, dass die Mitarbeitenden von administrativen Tätigkeiten entlastet werden und so mehr Zeit für ihr Kerngeschäft finden. Die Formulierung der zunächst eher global gehaltenen Ziele ist ein erster Schritt, um funktionale Ziele und somit fachliche Anforderungen an das neue ERP System zu formulieren.
Schritt 4: Harmonisierung verschiedener Erwartungen
Aufgrund der vorgängigen Analyse wird inzwischen jeder Unternehmensbereich – Vertrieb, Marketing, Produktion, Logistik, Beschaffung, Kundenservice, Finanzen, HR usw. – über seine eigenen Vorstellungen hinsichtlich angestrebter Ziele verfügen. Schnell merkt man, dass diese teilweise diametral auseinanderliegen. Die Koordination und Harmonisierung von Erwartungen sind wichtige Aufgaben, noch bevor es um die eigentliche Definition von Zielen geht. Dabei muss man sich im Klaren sein, dass sich gewisse Wünsche nicht miteinander vereinbaren lassen. Der Wunsch des Vertriebs nach sofortiger Verfügbarkeit aller Produkte trifft auf den Widerstand der Finanzen aufgrund der hohen Kapitalbindung am Lager.
Schritt 5: Verbindliche und klare Ziele definieren
Kommen wir zur eigentlichen Definition der fachlichen Ziele. Den meisten Projektverantwortlichen ist die SMART-Formel geläufig: S spezifisch – M messbar – A akzeptiert – R realistisch – T terminierbar. In diesem Schritt werden die erarbeiteten Grundlagen auf Basis der zuvor erarbeiteten globalen Ziele in konkrete, verbindliche und klare Ziele transformiert. Ein Beispiel: Das Unternehmen X setzt sich zum Ziel, die Retourenquote bei Tischlampen der Marke Z in den nächsten 12 Monaten um 50% zu senken. Dazu werden monatliche Auswertungen und Vergleiche mit den Vormonaten durchgeführt. Die Massnahmen werden von allen Beteiligten verstanden und akzeptiert, denn es handelt sich um ein realistisches Ziel mit einem klar bemessenen Vergleichszeitraum und verbindlichen Start-/Endterminen.
Schritt 6: Kontrollieren und korrigieren
Natürlich reicht es nicht, Ziele zu definieren und dann «abzulegen». Nach der Einführung eines ERP-Systems braucht es eine regelmässige Kontrolle der avisierten Zielwerte. Bei Abweichungen müssen die Ursachen ermittelt und gezielte Massnahmen eingeleitet werden. Fehlende Benutzerschulung, alte Gewohnheiten usw. sind nicht selten die Gründe, dass das neue System seine Wirkung – und damit die Vorgaben – nicht erreichen kann. Für die Lösungsoptimierung unter realen Praxisbedingungen ist daher gerade in den ersten Monaten nach dem Go-live die Begleitung durch den Softwarepartner durchaus empfehlenswert.
Schritt 7: Laufende Optimierung
Der Erfolg eines ERP-Systems lässt sich anhand von klaren Zielvorgaben messen. Das Potenzial, welches sich hinter der Software verbirgt, können viele Anwender jedoch oft nur erahnen. Aufgrund der langjährigen Erfahrung mit zahlreichen Kundenprojekten unterstützen ERP-Anbieter ihre Kunden dabei, neue Ziele zu entdecken – und zu erreichen! Die laufende Optimierung und Weiterentwicklung des Systems ist Investitionsschutz und Wertschöpfung zugleich und damit wichtigstes Ziel.
Wünschen Sie weitere Informationen zum Artikel, dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Gerne melden wir uns bei Ihnen.