Die letzten Monate des globalen wirtschaftlichen Ausnahmezustands haben gezeigt, dass Begriffe wie digital, vernetzt, proaktiv und smart insbesondere im strategischen Einkauf extrem an Bedeutung gewonnen haben. Die Assoziation von strategisch mit langfristig, in Stein gemeißelt oder gar starr, ist in der modernen Welt der Beschaffung fehl am Platz. Die steigende Komplexität sowie die rasante Geschwindigkeit des Marktes fordern Flexibilität und Unterstützung in der Definition und Umsetzung strategischer Ziele, krisensicherer Konzepte und Lösungen, um wirtschaftliche Strudel gesund zu überstehen und damit am Markt bestehen zu bleiben. Mittels der oben genannten Schlagworte lässt sich ein moderner, effizienter und dynamischer strategischer Einkauf darstellen, der auf qualitativ hochwertige Stabilität setzt und mittels konzeptionell durchdachter Lösungen auch für Krisen gewappnet ist.

Digital, das Schlagwort schlechthin seit Corona. Doch dahinter verbirgt sich weit mehr als nur ein Online-Zusammentreffen. Digitalisierung in den Prozessen bedeutet, dass bestehende Insellösungen in die gesamtheitliche Prozessarchitektur integriert werden. Große Einsparungen können durch die Eliminierung manueller Prozesse durch Automatisierung der Beschaffungsabläufe erzielt werden, was wiederum eine Kostensenkung der Unternehmensaufgaben impliziert und gebundene Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten freisetzt. Zudem werden strategische Ziele in digitaler Form effektiver umgesetzt, indem operative Prozesse real-time und automatisiert mit strategischen Steuerungsparametern nahtlos verknüpft werden.

Vernetzt bedeutet integrierte Zusammenarbeit in allen Bereichen, d.h. über Fachabteilungs- und sogar Unternehmensgrenzen hinweg. Dies lässt sich durch zentral organisierte Systemarchitekturen und Kollaborationsplattformen realisieren, was im Procurement einen messbaren und für alle Beteiligten sinnvollen Nutzen bringt. Die langwierige Erstellung, Überprüfung und der Austausch von Dokumenten und Informationen lassen sich durch integrierte Lösungsansätze rationalisieren. Die digitale Vernetzung ermöglicht einen Shift weg von administrativen Aufwandstreibern hin zu wertsteigernden Aktivitäten.

Nicht zukunftsscheu bestehende Systeme und Einkaufsstrategien verteidigen, sondern aufgeschlossen und pragmatisch die Chancen moderner Entwicklungen erkennen, diese proaktive Denk- und Handlungsweise ist das Sicherheitsnetz für den Hochseilakt einer Gewinnmaximierung. Der anhaltende Prozess des strategischen Einkaufs ist eine proaktive, permanente und ganzheitliche Bewertung der Einkaufkriterien und der daraus resultierenden Evaluierung, Priorisierung und Anwendung strategischer Parameter.

Ein Begriff bleibt noch zu erklären, der auf den ersten Blick so gar nichts mit strategisch und Einkauf in Verbindung zu bringen ist: smart! Doch dieser soft-fact ist letztendlich entscheidend für die optimierte Realisierung des Procurement-Prozesses und lässt sich in zwei Ansätzen des Begriffs verdeutlichen. Elegant, agil, klug, pfiffig – das sind Bezeichnungen, die wir dem Wort smart zuschreiben. Und genauso ist strategische Beschaffung von heute zu gestalten, um den hohen Anforderungen gerecht zu werden bzw. diese zu übertreffen. Die zweite Bedeutung kommt aus dem Marketing, hier wird SMART (Specific – Measurable – Achievable – Realistic – Time-bound) als Formel zur Definition von Zielen verwendet, die auch im Procurement seine Gültigkeit behauptet und bei der Definition sowie der laufenden Bewertung beachtet werden muss, um letztendlich den geforderten Benefit zu realisieren.

Moderne Beschaffungsorganisationen haben also die Begriffe verinnerlicht und gehen schon heute den Weg integrierter Prozesse, die innovative Technologien, optimierte operative und strategische Prozesse, permanent veränderte Marktsituationen und komplexe Supply Chains harmonisch integrieren. Die Verlagerung des Beschaffungsmanagements in die Cloud bietet hierzu die idealen Voraussetzungen, auch um weitere Funktionen zu integrieren und somit Synergien zu nutzen und für Transparenz und Effizienz innerhalb der gesamten Unternehmensprozesse zu sorgen.

Autor: Aljona Merks