Wie Sie mit einer konsequenten Stammdatenpflege die Grundlagen für Digitalisierung und Automatisierung schaffen und gleichzeitig von weiteren Vorteilen profitieren.
Sie sind die Bausteine eines Unternehmens. Ihre Qualität entscheidet über Wettbewerbsfähigkeit und Prozesseffizienz. Ohne sie stehen alle Räder still. Die Rede ist von denjenigen Daten, welche die Grundlage jeder Firma bilden: Stammdaten. Nachlässigkeit im Umgang mit diesen zentralen Datenobjekten rächt sich über kurz oder lang. Wer hingegen seine Stammdaten hegt und pflegt, sichert sich gewinnbringende Erfolgsfaktoren.
Stammdaten als digitales Fundament
Grundinformationen wie Kunden, Lieferanten, Produkte, Anlagen oder Mitarbeitende stellen das digitale Fundament eines Unternehmens dar. Im Gegensatz zu Bewegungsdaten, wie z.B. Lagerbewegungen oder Kundenaufträgen, verhalten sich die Stammdatensätze weitgehend statisch. Entsprechend wichtig sind der Aufbau und die Struktur der jeweiligen Datenbereiche. Gerade bei der Einführung eines ERP-Systems oder in Folgeprojekten wie z.B. CRM müssen grundsätzliche Fragen beantwortet werden, welche Informationen (Datenfelder) der Kundenstamm aufweisen oder über welche Merkmale ein Artikel verfügen soll. Spätere Massenmutationen sind zwar möglich, oft jedoch aufwändig. Ein durchdachtes Stammdatenkonzept erleichtert nicht nur den Start, sondern reduziert auch den Pflegeaufwand und somit die Folgekosten.
Transparente Entscheidungsgrundlagen
Wer Führungsverantwortung trägt, ist auf zuverlässige, transparente Entscheidungsgrundlagen angewiesen. Werden Äpfel mit Birnen verglichen, verkommt das Controlling zum Fruchtsalat. Leider kommt es in der Praxis immer noch vor, dass ein Datenfeld mit unterschiedlichen Bedeutungen belegt ist. Mal steht ein und dasselbe Feld für die Artikelnummer des Lieferanten, das andere Mal für die Beschaffungsdauer. Ein Datenfeld, ein Inhalt – wer das Credo der Einzigartigkeit beherzigt, schafft nicht nur saubere Datensätze, sondern kann diese für gezielte, zuverlässige Auswertungen verwenden. Gut gepflegte Stammdaten sind für faktenbasierte Managementaufgaben auf allen Führungsstufen unverzichtbar. Sie liefern die Basis für fundierte Entscheidungen in einem dynamischen Umfeld.
Basis für automatisierte Systemprozesse
Die Möglichkeiten der Digitalisierung, vernetzte Systeme, aber auch der zunehmende Kostendruck führen zu einem steigenden Automatisierungsgrad von Arbeitsprozessen. Das funktioniert allerdings nur, wenn eine konsistente Datengrundlage vorhanden ist. Automatisierte Prozesse hinterfragen nicht, sondern beziehen sich auf die verwendeten Informationen. Der Spruch «Garbage in, garbage out» gilt nach wie vor. Wer hingegen auf saubere Daten zurückgreifen kann, schöpft das kreative Potenzial der Digitalisierung voll und ganz aus. Prozesse laufen wortwörtlich wie geschmiert, denn Daten sind ja bekanntlich das neue Öl. So lassen sich beispielsweise Bestellprozesse im Online-Shop stark vereinfachen, wenn die Kundenstammdaten korrekt erfasst sind. Vom Auftragseingang über das Bestätigungsmail bis zur Versandbenachrichtigung können Systemprozesse automatisiert werden.
Eindeutigkeit bedeutet Effizienzgewinn
Automatisierung bedeutet nicht nur Vereinfachung, sondern auch Effizienzgewinn. Schneller, günstiger und mit weniger Ressourcen kann ein grösseres Auftragsvolumen gemeistert werden. Korrekte Werte in identischen Datenfeldern reduzieren die Durchlaufzeit und schaffen mehr Kapazitäten. Warum? Weil zum Beispiel keine Nachfragen oder Abklärungen mehr nötig sind. Oder weil alle Informationen auf einen Blick ersichtlich sind. In Anlehnung an das bekannte Sprichwort: Die richtige Information am richtigen Ort, erspart viel Zeit, manch’ böses Wort. Und da Zeit bekanntlich Geld ist, kommt auch noch eine Kostenersparnis hinzu. Beides Aspekte, welche die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens massgeblich beeinflussen.
Erfüllung steigender Qualitätsansprüche
Missverständnisse, Fehler und Wissenslücken sind zwar typisch menschlich, für Geschäftsbeziehungen jedoch nicht unbedingt förderlich. Das Thema Qualität definiert sich nicht zuletzt durch die Abwesenheit der erwähnten Mängel. Eine verlässliche Stammdatenbasis ist dafür eine zwingende Voraussetzung. Schlendrian wäre hier definitiv fehl am Platz. Durch Nachlässigkeit verursachte Schäden können rasch unangenehme Dimensionen erreichen. Qualität durch Zuverlässigkeit hingegen ist eine Tugend, welche weltweit geschätzt wird. Als Differenzierungsmerkmal trägt sie zum Image eines Unternehmens bei und wird zum einzigartigen Erfolgsfaktor.
Türöffner für die digitale Zukunft
Im Zeitalter der fortschreitenden Digitalisierung gewinnt die Qualität von Stammdaten zunehmend an Bedeutung. Eine Umsetzung von digitalen Strategien setzt eine zuverlässige Datenbasis voraus. Erst die eindeutige Zuordnung von Werten und deren Bedeutung ebnet den Weg für innovative Geschäftsmodelle und neue Organisationsformen. Unvorstellbar, was passiert, wenn «intelligent» vernetzte Systeme aufgrund von unterschiedlich interpretierten Daten aus dem Ruder laufen. Ein harmloses Beispiel aus der Gegenwart: Werden Telefon- und Faxnummer verwechselt, kann auch die beste CTI-Funktion kein Gespräch herstellen. Die Technologie ist vorhanden, jetzt müssen nur noch die Daten stimmen!