ERP LOGISTICS

Die Digita­lisierung hat viele Geschäfts­prozesse verändert und vor allem in der Buch­haltung und Rechnungs­stellung enorme Fort­schritte ermöglicht. Elektro­nische Rech­nungen, auch als E-Rechnungen bekannt, sind mittler­weile nicht nur ein Trend, sondern künftig auch eine gesetzliche Anfor­derung in vielen Bereichen. In Deutsch­land und der EU stehen vor allem zwei Formate im Vorder­grund: ZUGFeRD und XRechnung. In diesem Blog­beitrag erklären wir, was diese Formate auszeichnet und welche Neuerungen auf Unternehmen zukommen, insbesondere mit Blick auf die anstehende Einfüh­rung der verpflichtenden E-Rechnung.

 

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektro­nische Rechnung Deutschland“ und ist ein hybrides Rechnungs­format, das sowohl maschinen­lesbare als auch menschen­lesbare Infor­mationen enthält. Es kombiniert ein struktu­riertes XML-Daten­format mit einer PDF/A-3-Datei, sodass die Rechnung in herkömm­licher Form angezeigt und gleich­zeitig automa­tisiert verarbeitet werden kann.

Die Vorteile von ZUGFeRD sind vielfältig:

  • Flexibilität: Die Rechnung kann sowohl manuell als auch automatisch verarbeitet werden.
  • Standardisierung: Die ZUGFeRD-Versionen sind mit internationalen Standards kompatibel und erleichtern so den grenz­überschrei­tenden Austausch.
  • Rechtskonformität: ZUGFeRD ermöglicht die Erfüllung der gesetzlichen Anfor­derungen an die elektro­nische Rechnungs­stellung.

ZUGFeRD eignet sich besonders für Unternehmen, die sowohl Kunden bedienen, die noch klassische Rech­nungen bevorzugen, als auch solche, die vollständig auf automa­tisierte Prozesse setzen.

 

Die XRechnung: Der Standard für den öffent­lichen Sektor

Die XRechnung ist ein rein struktu­riertes XML-basiertes Format und wurde speziell für den öffent­lichen Sektor entwickelt. Seit dem 27. November 2020 ist die elektro­nische Rechnungs­stellung für alle Lieferanten und Dienst­leister der Bundesver­waltung in Deutschland verpflichtend und die XRechnung ist hierbei der bevorzugte Standard.

Einige der zentralen Merkmale der XRechnung sind:

  • Strukturierte Daten: Die XRechnung ist vollständig maschinen­lesbar und ermöglicht dadurch eine automatisierte Verarbeitung ohne manuellen Eingriff.
  • Pflichtfelder: Bestimmte Informationen wie der Bestell­bezug sind zwingend anzugeben, was die Verarbeitungs­sicherheit erhöht.
  • Rechtliche Anforder­ungen: Die XRechnung erfüllt die Anforder­ungen der europäischen Norm EN 16931 und ist damit auch für den interna­tionalen Austausch geeignet.

Die E-Rechnung wird zur Pflicht

Ab dem 1. Januar 2025 plant die EU-Kommission eine verpflichtende Einführung der E-Rechnung für B2B-Transaktionen im gesamten EU-Binnenmarkt. Ziel ist es, die Steuer­hinter­ziehung einzu­dämmen und den Mehrwert­steuer­betrug zu bekämpfen. In Deutschland wird die E-Rechnung künftig zum Standard für die Rechnungs­stellung zwischen Unter­nehmen werden. Das bedeutet, dass Papier­rechnungen und PDF-Rechnungen ohne struktu­rierten Daten­satz nicht mehr den gesetzlichen Anfor­derungen entsprechen werden.

Unternehmen sollten daher rechtzeitig auf elektro­nische Rechnungs­formate umstellen, um die bevor­stehenden gesetzlichen Änderun­gen zu erfüllen und von den Vorteilen der Digitali­sierung zu profitieren.

Mehr über die E-Rechnungs­pflicht erfahren Sie auch in diesem Blogbeitrag.

Die Vorteile der E-Rech­nung

E-Rechnungen bieten eine Viel­zahl von Vorteilen, insbesondere im Hinblick auf Effi­zienz und Kosten­ersparnis:

  • Automa­tisierte Verarbeitung: Durch strukturierte Daten­formate wie ZUGFeRD und X-Rechnung entfällt die manuelle Eingabe von Rechnungs­daten.
  • Schnellere Zahlungs­prozesse: E-Rechnungen können schneller verarbeitet und bezahlt werden, was die Liquidität des Unterneh­mens verbessert.
  • Kosten­ersparnis: Der Verzicht auf Papier und Porto sowie die automa­tisierte Bearbeitung senken die Betriebs­kosten.
  • Umwelt­freundlichkeit: Die Reduzierung des Papier­verbrauchs trägt zum Umwelt­schutz bei.

Fazit: Jetzt auf E-Rechnung umstellen

Die Nutzung von ZUGFeRD und XRechnung hat den Weg für eine durch­gängige Digitali­sierung im Rechnungs­wesen geebnet. Mit der kommenden Pflicht zur E-Rechnung sind Unternehmen gefordert, sich jetzt mit den neuen Anfor­derungen auseinander­zusetzen und ihre Prozesse anzupassen. Der Umstieg auf elektro­nische Rechnungs­formate bietet nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch erhebliche Effizienz­gewinne und Kosten­vorteile. Unternehmen, die frühzeitig auf die E-Rechnung setzen, sind gut aufgestellt, um von den Chancen der Digitali­sierung zu profitieren.

In unserem Video erklären Ihnen unsere Produkt­manager noch einmal alles rund um die E-Rechnung und die Umsetzung in der SelectLine.