Das neue Release 1.6 wird mit neuen Funktionalitäten an die Kunden ausgeliefert
PROFORMARECHNUNG
Das Druckformular für die Proformarechnung kann nun unterschiedlich zum Rechnungsformular ausgewählt werden. Somit hat der Anwender die Möglichkeit der Proformarechnung einen Aufbau zu wählen, der sich grundsätzlich von der Rechnung unterscheidet. Die Auswahl wird zentral in den Mandantenstammdaten eingetragen. Von dort wird der Wert in den Debitor übernommen und kann dort pro Debitor geändert werden. Das bedeutet, dass der Anwender dem Kunden A ein anderes Druckformular für die Proformarechnung zuweisen kann, wie dem Kunden B. Darüber hinaus kann nach der Erstellung des Lieferscheins das Druckformular für jede Lieferung ausgewählt werden.
Da es unterschiedliche Auffassungen unserer Kunden gab, welche Informationen auf der Proformarechnung stehen sollten, haben wir die Information auswählbar im Artikelstamm hinterlegt. Dementsprechend kann nun pro Artikel entschieden werden, ob die Zolltarifnummer, Ursprungsland oder/und interne Artikelnummer auf der Proformarechnung stehen sollen.
Auf diese Weise wurde dafür gesorgt, dass der Anwender eine maximale Flexibilität in der Verwendung erreicht. Er kann also zentral im Mandanten, im Debitorenstammsatz bis hin zur einzelnen Lieferung bestimmen, welche Informationen auf der Proformarechnung ausgegeben werden sollen. Sogar nach Durchführung der Lieferung kann der Anwender Einfluss nehmen.
Zusätzlich wird die USt-ID-Nr. des Empfängers der Lieferung unterhalb der Adresse angezeigt. Hierzu ist die Nr. in der Empfängeradresse des Lieferscheins zu hinterlegen.
RÜCKLIEFERUNG BEI SERIENNUMMERN
Eine Lagerbewegung von Artikeln mit Seriennummerpflicht kann nur erfolgen, wenn eine Seriennummer vorhanden ist. Dementsprechend ist es notwendig bei einer Rücklieferung die Seriennummer bei der Einlagerung des zurück gelieferten Artikels anzugeben. Dies erfolgte bisher, indem der Anwender die Seriennummer manuell eingegeben hatte. Eine Kontrolle, ob der Kunde diese Seriennummer überhaupt zurückgeben darf, erfolgte nicht. Mit dem neuen Release können nur die Seriennummern eingetragen werden, die mit dem Auftrag ausgeliefert wurden. Eine versehentliche Verwechslung der Nr. bzw. Vorgänge kann damit ausgeschlossen werden.
RABATTFÄHIGKEIT
Die Rabattfähigkeit bestimmt, inwiefern eine Angebots-, Auftrags bzw. Rechnungsposition für die zentralen Kopfrabattierung berücksichtigt wird. Der Kopfrabatt wird beim Kunden eingetragen und in den Auftrag übernommen. Dort werden alle Positionen mit diesem Kopfrabatt rabattiert. Mit dem neuen Kennzeichen „Rabattfähig“ kann festgelegt werden, welche Position berücksichtigt werden soll. Somit können Vorgänge realisiert werden, wie „20% auf alles – außer …“ oder „10% Rabatt auf alle Artikel. Dienstleistungen können nicht rabattiert werden.“
Positionsrabatte können in jedem Fall eingetragen werden.
Beispiel:
ohne Rabattfähigkeit:
Pos 1 – Artikel A – 100,00 EUR – Positionsrabatt = 10%
Pos 2 – Artikel B – 100,00 EUR – Positionsrabatt = 10%
Gesamt beide Positionen = 180,00 EUR – Kopfrabatt 20% = 36,00 EUR (= 20% von 180,00 EUR)
Gesamtwert = 144,00 EUR (= 180,00 EUR abzgl. 36,00 EUR)
mit Rabattfähigkeit:
Pos 1 – Artikel A – 100,00 EUR – Positionsrabatt = 10%, kopfrabattfähig
Pos 2 – Artikel B – 100,00 EUR – Positionsrabatt = 10%, nicht kopfrabattfähig
Gesamt beide Positionen = 180,00 EUR – Kopfrabatt 20% = 18,00 EUR (= 20% von 90,00 EUR)
Gesamtwert = 162,00 EUR (= 180,00 EUR abzgl. 18,00 EUR)
AUFTRAGSKALKULATION
In der Auftragserfassung wird nun eine Roherlösrechnung angezeigt, die es ermöglicht, bereits während der Erfassung des Auftrags den derzeitigen Roherlös für den Artikel zu ermitteln. Dabei wird der Verkaufserlös unter Berücksichtigung aller Rabatte aus der Position ermittelt. Gleichzeitig erfolgt eine Kostenermittlung für den Artikel. Dabei wird nach dem letzten Einkaufspreis des Artikels gesucht. Sollte kein Preis vorhanden sein, werden die offenen Bestellungen durchsucht. Ist auch hier keine Preisinformation vorhanden, werden die Einkäuferpreise im Artikelstamm durchlaufen. Erst wenn dort auch kein Datensatz vorhanden ist, wird der Einkaufspreis herangezogen, der im Artikelstamm eingetragen ist. Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass keine manuelle Pflege der Einstandspreise erfolgen muss, was dazu führt, dass die Kalkulation wesentlich genauer ist, weil keine womöglich veralteten Preise herangezogen werden. Vorausgesetzt, das Bestellwesen von mercaware wird für den Einkauf verwendet, erfolgt die Festlegung der Einstandskosten automatisch über die Verbuchung der Eingangsrechnung für die Ware.
Durch den Klick auf das Feld „manuelle Kalkulation“ kann der Wareneinsatz manuell gesetzt werden.
Die Kalkulation steht für den gesamten Auftrag und für jede einzelne Position zur Verfügung. Auf Positionsebene wird die Kalkulation für die gesamte Position oder für das einzelne Stück angezeigt (Stückkalkulation). Da die Kalkulationswerte in die Datenbank gespeichert werden, ist es möglich rückwirkend Kalkulationsauswertungen zu erstellen. Zum Beispiel kann der durchschnittliche Roherlös für einen Artikel bezogen auf einen Zeitraum oder/und eine Kundengruppe ermittelt werden.
Die Erweiterung der Kalkulation auf die Angebotserstellung wird Mitte April 2016 erscheinen.
STEUERFINDUNG NACH AUSLIEFERUNGSLAGER
Wenn das Unternehmen mehrere Versenderlager in unterschiedlichen Ländern unterhält, hat der Wechsel des Versenderlagers zur Folge, dass sich womöglich auch die Besteuerung in der Umsatzsteuer ändert.
Beispiel:
Ein Unternehmen aus Stuttgart liefert an ein Unternehmen in Wien. Aus umsatzsteuerlicher Sicht handelt es sich hierbei um eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Wird der Auftrag jedoch geändert, so dass die Ware nicht aus Stuttgart, sondern von dem Außenlager in Salzburg versendet wird, liegt keine innergemeinschaftliche Lieferungen mehr vor und es ist österreichische Umsatzsteuer zu berechnen, da es sich aus der Sicht von Österreich um eine Inlandslieferung handelt. Würde die Lieferung von Zürich versendet werden, würde es sich um eine Ausfuhrlieferung handeln.
Das Beispiel zeigt, dass die Steuerfindung möglicherweise neu durchlaufen werden muss. In Anlehnung an das obige Beispiel wird es schnell unübersichtlich, wenn z.B. Position 1 aus Salzburg, Position 2 aus Stuttgart und Position 3 nicht von Stuttgart nach Wien, sondern in ein Außenlager des Kunden nach Istanbul geliefert werden soll.
Es war bisher möglich für jede Position den Steuerfall selbst zuzuordnen. Diese Möglichkeit besteht weiter, jedoch ist nicht jeder Sachbearbeiter stets fachlich und zeitlich in der Lage die korrekte Steuer manuell festzulegen. Deshalb gibt es in mercaware die Funktion Steuerfindung. Bei Änderung des Auftrags bezogen auf das Versender oder Empfängerlagers erscheint ein Dialogfeld, mit dem der Benutzer entscheiden kann, ob die Steuerfindung neu durchlaufen werden soll oder ob der bisherige Stand beibehalten werden soll.
SETARTIKEL
Unter einem Setartikel versteht mercaware eine Sammlung von mehreren Artikeln und Tätigkeiten, die sich zu einem Set zusammen schließen. Daher ist eine Setliste, wie eine Stückliste zu betrachten, mit dem Unterschied, dass eine Stückliste produziert werden muss, während eine Produktion beim Set nicht notwendig ist.
Ein Beispiel für ein Set ware ein Geschenkset bestehend aus 1 x Behälter Zucker, 1 x Behälter Kaffee, 1 x Behälter Tee, 100g x Zucker, 80g Kaffee und 50g Tee. In einem Auftrag kann demzufolge das Set „Frühstücksset“ erfasst werden. Automatisch werden die Positionen für die Behälter und deren Inhalte in den Auftrag erfasst und mit dem Artikel Frühstücksset verknüpft. Bei Mengenänderungen werden (z.B. Änderung von 2 auf 3 Sets) werden die Mengen der Setkomponenten automatisch angepasst.
Sehr flexibel gestaltet sich die Anwendung durch die Möglichkeit, Mengen der Komponenten zu ändern oder gar komplette Setkomponenten zu löschen bzw. hinzu zu fügen. Somit können komplexe Angebote schnell erfasst werden. Einsatz findet der Setartikel z.B. bei der Angebots- bzw. Auftragserfassung im Maschinen- und Anlagenbau. Eine Maschine oder Teile eine Anlage könnte demzufolge als Setartikel angelegt werden. Ein Schaltschrank würde aus einem Gehäuse, Front, Kabel, Schutzschalter. Die Bestandteile ändern sich kaum, jedoch ist jeder Schaltschrank in seiner Zusammensetzung nahezu einzigartig. Die Kabellänge, Anzahl der Schalter usw. variieren in Abhängigkeit der Anforderung. Der Anwender könnte den Setartikel „Schaltschrank“ speichern und innerhalb des Auftrages lediglich die Mengen (Länge der Kabel, Anzahl Schalter) modifizieren. Die Komponenten müssten nicht bei jedem Auftrag einzeln ausgewählt werden.
Die Preisfindung kann entweder über den Setartikel erfolgen (z.B. ein Display kostet …) oder anhand der Setkomponenten erfolgen (z.B. Verkaufspreise der Materialien des Schaltschranks bilden in der Summe den Verkaufspreis des Setartikels). Der Benutzer kann frei wählen, welche Preisfindung durchlaufen werden soll.
Ebenso flexibel kann der Anwender festlegen, wie der Setartikel im Druckformular dargestellt werden soll. Es wäre möglich den Setartikel mit seinen Komponenten zu drucken:
1 Frühstücksset zu 19,00 EUR
bestehend aus:
1 Stück Behälter für Zucker
1 Stück Behälter für Tee
1 Stück Behälter für Kaffee
100 g Zucker
80 g Kaffee
50 g Tee
Optional kann der Anwender steuern, dass alternativ nur der Setartikel ohne Komponenten oder nur die Komponenten ohne Setartikel gedruckt werden sollen. Diese Entscheidung kann der Benutzer für jeden Vorgang separat fällen. Es ist demnach möglich, im Angebot und Auftragsbestätigung jeweils Setartikel mit Komponenten zu verwenden. Im Lieferschein nur die Komponenten und in der Rechnung nur den Setartikel. Somit sind die Gestaltungsmöglichkeiten sehr groß.
Der Text „bestehend aus“ aus dem obigen Beispiel wird als Textbaustein zur Verfügung gestellt. Das hat zum einen den Vorteil, dass dieser Text sehr einfach, ohne Programmieraufwand, verändert werden kann, ggf. unterschiedliche Texte verwendet werden können und in den Textbausteinen die Übersetzung für die fremdsprachigen Druckformulare hinterlegt werden kann.
KOMMISSIONIERUNG
Bisher hatte das Komminssionierungskennzeichen in der Auftragsposition zwei Status: Freigabe oder Sperre. Das heißt, gesperrte Auftragspositionen konnten nicht geliefert werden. In der Praxis geben viele Kunden die Lieferscheine ins Versandager. Dort werden anhand der Informationen die Pakete zusammengestellt und versendet. Diese Vorgehensweise hat die Gefahr, dass Artikel, die auf dem Lieferschein stehen, gar nicht oder mit kleineren Mengen im Paket landen, weil nicht mehr ausreichend Artikel im Lager lagen. Oft wird dann der Lieferschein handschriftlich geändert. Die Fehlerquelle hierbei ist, dass die Information nicht in die Auftragsabwicklung gelangt und folglich im Auftrag nicht erfasst wurde, dass weniger geliefert wurde als beabsichtigt. Letztendlich bekommt der Kunde eine überhöhte Rechnung, reklamiert und bekommt nach viel Ärger und händischen Aufwand eine Rechnungskorrektur. Das verursacht Kosten beim Versender und Warenempfänger.
Um den Prozess fehlerfrei abbilden zu können, wurde die Funktionalität durch einen dritten Status erweitert:
Status „Sperre“ bedeutet, dass eine Lieferung nicht möglich ist, ebenso kann die Position nicht kommissioniert werden.
Status „Freigabe“ zeigt an, dass diese Auftragsposition geliefert werden kann, jedoch noch nicht kommissioniert wurde.
Status „Kommissioniert“ bedeutet, dass die Position für die Lieferung kommissioniert wurde
Mit der neuen Funktionalität kommissioniert der Lagerist die kommissionierfähigen Auftragspositionen, verpackt diese entsprechend und meldet den kommissionierten Wert zurück zur Auftragsbearbeitung. Dies kann z.B. völlig automatisiert mit dem mercaware-Packer erfolgen. Der Status in der Auftragsposition wird dann auf kommissioniert gesetzt und ggf. die Liefermengen Mengen angepasst. Nur die kommissionierten Positionen können bei einem Lieferschein berücksichtigt werden. Somit werden nur die Positionen geliefert, die im Lager verpackt wurden. Die Wahrscheinlichkeit, dass Paketinhalte und Lieferscheine nicht mehr zusammenpassen sinkt dadurch sehr.
Für die Anwender, die ohne Kommissionierung arbeiten, kann der Kommissionierungsstatus in den Mandantenstammdaten ausgeschaltet werden.
BARCODE IM DEBITORENSTAMMSATZ
Im Stammsatz des Kunden kann nun ein Barcode eingetragen werden. Dieser Barcode kann in Druckformularen verwendet werden. Der Barcode wird z.B. von einem Kunden verwendet, der vorbelegte Tagestouren verwendet. Hierzu existiert ein Druckformular, das alle Kunden der Tour auflistet. Mit Hilfe eine Barcodelesers können die Kundendaten gescannt werden und müssen folglich nicht manuell erfasst werden. Das spart Zeit und vermeidet Fehler.
SPERRKENNZEICHEN FÜR TÄTIGKEITEN, KONTEN UND VARIANTEN
Tätigkeiten, Konten und Varianten, die nicht mehr benötigt werden, können aufgrund der referenziellen Integrität der Datenbank nicht gelöscht werden. Es wird dadurch verhindert, dass in mercaware ein Vorgang existiert mit einer Tätigkeit, die nicht mehr existiert. Das Sperrkennzeichen sorgt dafür, dass die Tätigkeit nicht mehr sichtbar ist, aber dennoch im System vorhanden. Die Sperre wurde bereits beim Artikel angewendet und gilt auch für Konten und Varianten.
ERWEITERUNG DER ZAHLUNGSVARIABLEN
Unter eine Zahlungsvariable versteht mercaware einen Wert, der beim Druck der Zahlungsbedingung variabel ausgegeben wird. Bisher existierten die Zahlungsvariablen:
- Skontobetrag 1
- Tag der Skontofälligkeit 1
- Skontobetrag 2
- Tag der Skontofälligkeit 2
- Tag der Nettofälligkeit
- Skontosatz 1
- Skontosatz 2
- Zahlungsbetrag ohne Abzug
Beispiel:
Zahlbar:
am #TAGNO# mit #BTRNO#
am #TAGS2# mit Abzug von #SKTS2# % Skonto = #BTRS2#
am #TAGS1# mit Abzug von #SKTS1# % Skonto= #BTRS1#
hat das Ergebnis:
Zahlbar:
am 31.05.2016 mit 1.200,00 EUR
am 31.03.2016 mit Abzug von 3 % Skonto= 1.164,00 EUR
am 30.04.2016 mit Abzug von 1 % Skonto = 1.188,00 EUR
Da das Zahlungsziel mit Zahlungsvariablen z.B. bei der Angebotserstellung unsinnig ist, kann innerhalb der Zahlungsbedingung entschieden werden, bei welchem Vorgang welche Formulierung verwendet werden soll. Somit ist es möglich im Angebot das Zahlungsziel wie folgt auszugeben:
Zahlbar innerhalb 30 Tagen mit 3% Skonto,
innerhalb 60Tagen mit 1% Skonto oder
innerhalb 90 Tagen ohne Abzug.
Der Gestaltung kann folglich vom Benutzer selbst erstellt werden.
BILD IN KENNZEICHEN1
Das Kennzeichen1 wird im Artikelstamm häufig dazu verwendet, um Hierarchien in der Zuordnung von Artikelgruppen darzustellen. Diese Hierarchien können dann z.B. für Web-Shops herangezogen werden, um dort die Suche nach Artikeln zu erleichtern. Bei den Web-Shops ist hier häufig von den Kategorien (categories) zu lesen. Den Kategorien können im Shop Bilder zugewiesen werden. Deswegen existiert mit dem neue Release die Möglichkeit Bilder in mercaware zu hinterlegen. Im Shop können der Dateiname des Bildes ausgelesen werden.
STORNO EINER EINGANGSLIEFERUNG
Es existiert die Möglichkeit einen Eingangslieferschein zu stornieren. Diese Funktion wurde teilweise verwendet, um Rücklieferungen an den Lieferanten durchzuführen. Wenn zwischen der Eingangslieferung und Rücklieferung Ware aus dem Lager entnommen wurde, führte das Komplettstorno der Eingangslieferung zu einem negativen Lagerbestand. Grund hierfür war, dass keine Bestandsprüfung beim Storno stattgefunden hatte.
Mit dem neuen Release wird bei Storno einer Eingangslieferung der Bestand geprüft. Sollte der Bestand negativ werden und gleichzeitig der Artikel in seinem Stammdaten negative Bestände verbieten, würde der Vorgang mit einer Fehlermeldung abgebrochen werden. Somit können negative Lagerbestände vermieden werden.
Weitere Informationen sind im mercaware-Handbuch online unter www.mercaware.de/handbuch zu finden.