ERP LOGISTICS

Kundenverträge abrechnen mit der Vertragsverwaltung

Die Vertragsverwaltung – unser neues Modul zur Verwaltung von Kundenverträgen

Unsere ERP-Lösung mercaware verfügt über ein neues Modul für die Vertragsverwaltung. Mit Hilfe des Moduls können Sie Verträge mit Kunden erfassen und regelmäßig abrechnen. Die Vertragsverwaltung eignet sich besonders für Unternehmen, mit Verträgen für

  • Wartung und Service
  • Miete
  • Abrufaufträge
  • Abos
  • sonstige Verträge, wie z. B. Hosting
Die Möglichkeiten bei der Verwendung sind vielfältig, denn Verträge sind sehr unterschiedlich. Wir hoffen mit dem neuen Modul die tägliche Arbeit zu vereinfachen, denn voll automatisierte Abläufe steigern die Effektivität im Unternehmen und der Mitarbeiter hat mehr Zeit für das Wesentliche.

Bestimmung der Zyklen für die Abrechnung

So unterschiedlich die Verträge gestaltet sind, so flexibel können die Daten angepasst werden. Zentraler Bestandteil einer korrekten Abrechnung ist das Intervall, das den Zyklus der Abrechnung bestimmt und deshalb stellen wir zu diesem Zweck 7 verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

  1. Einmalige Abrechnung (z.B. Kosten für Einrichtung oder Aktivierung)
  2. Wiederkehrende Abrechnung taggenau: Hiermit können Sie explizite Daten angeben (z.B. am 15. Feb., 15. Mai, 15. Aug und 15.Nov.)
  3. Täglich wiederkehrende Abrechnung: Sie können über diese Einstellung einen täglichen Intervall einstellen (z.B. alle 50 Tage)
  4. Wöchentlich wiederkehrende Abrechnung: Verwenden Sie diese Einstellung, um einen Intervall in Wochen einzustellen (z.B. alle 3 Wochen)
  5. Monatlich wiederkehrende Abrechnung: Über diese Einstellung können Sie einen Intervall in Monaten einstellen (z.B. alle 6 Monate)
  6. Jährlich wiederkehrende Abrechnung: Für Zyklen über Jahre hinweg können Sie sogar einen Intervall in Jahren einstellen (z.B. alle 2 Jahre)
  7. Vom Verbrauch abhängige Abrechnung: Sie können manuell Daten erfassen und abrechnen (z.B. geleistete Stunden, Nebenkosten, Stückzahlen)

Abrechnung der Verträge

Die Vertragsverwaltung verfügt über einen Lauf für die Abrechnung, mit dem Sie automatisch Aufträge aus den Verträgen anlegen lassen können. Hierbei werden die Positionen für die Abrechnung ermittelt und als Position im Auftrag angelegt. Damit Sie flexibel bleiben, haben Sie die Möglichkeit die Aufträge anzusehen und ggf. anzupassen.

Über die Funktion der Sammelrechnung können Sie alle Aufträge, die zum Vertragswesen zugeordnet sind, mit einem Klick abrechnen und die Rechnungen drucken Sie ganz einfach über die Funktion Sammeldruck. Danach können Sie die Rechnungen weiter verarbeiten, wie z.B. über den SEPA-Lastschriftlauf.

Somit können Sie mit wenigen Klicks alle Ihre Kundenverträge voll automatisch abrechnen und Sie bleiben dabei flexibel bei der Arbeit. Das spart Zeit und Sie vermeiden Fehler in der Abrechnung.

Dokumentation der Vertragsverwaltung

Der Vertrag ist reichlich verknüpft in andere Bereiche, damit verlieren Sie nie den Überblick über die aktiven Verträge. Sie sehen gleichzeitig Dokumente, die zu den Verträgen gehören, alle entstandenen Aufträge, Rechnungen, Zahlungen und weitere Informationen. Ebenso können Sie die Verträge in Vertragsgruppen einteilen, um die Übersicht zu verbessern. Jeder Vertrag verfügt über einen Status, der anzeigt, ob der Vertrag aktiv, gekündigt, abgelaufen oder storniert ist.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Verwendung der neuen Vertragsverwaltung, die Ihnen als mercaware-Kunde mit gültigen Wartungsvertrag kostenfrei mit dem nächste Release zur Verfügung gestellt wird. Sie finden die Vertragsverwaltung im Verkaufsmenü.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Handbuch oder telefonisch direkt in unserem Hause. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Anregungen zum neuen Modul haben.