ERP LOGISTICS

Schoch Vögtli AG

Kundenspezifischer und effizienter Büromaterialverkauf

Die Büro Schoch Vögtli AG ist ein Schweizer Handelsunternehmen für Büromaterial, das mit 60 Mitarbeitenden einen Umsatz von 21 Mio. Schweizer Franken erwirtschaftet. Das Unternehmen bietet ihren Schweizer Geschäftskunden ein großes Portfolio von rund 50.000 Artikeln. Das Angebot umfasst EDV-Zubehör, allgemeines Büromaterial, Bürotechnik, Food & Catering, Reinigung- & Hygieneartikel, Präsentationsmittel, Stempel, firmenspezifische Büroartikel sowie Visitenkarten und Werbeartikel.

Vollständige und flexible Kernapplikation

Für ein Handelsunternehmen stellen sich hinsichtlich der IT-Strategie zwei zentrale Fragen: Erstens, wie viel Flexibilität soll der Standardisierung durch automatische Prozesse geopfert werden, um Kundenwünsche zu berücksichtigen? Zweitens, inwiefern sind spezialisierte Applikationen und entsprechende Schnittstellen notwendig?

Büro Schoch verfolgt bei der IT eine Integrationsstrategie: Die Mitarbeitenden sollen möglichst wenig zwischen verschiedenen Applikationen wechseln und Daten manuell übertragen müssen. Idealerweise können die Mitarbeitenden über alle Sortimentsbereiche (Papeterie, Bürobedarf, Büromöbel) ihre waren-und verwaltungsbezogenen Tätigkeiten in einer Anwendung erledigen:
  • Auftragsbearbeitung
  • Lager und Logistik
  • E-Commerce / Webshop
  • Kassenabwicklung
  • CRM
  • Buchhaltung & Controlling

Hohe Integration

Nach der Evaluation verschiedener Lösungen entschied sich Schoch für die ERP-Lösung tosca, die von dynasoft speziell für KMU der Handelsbranchen entwickelt wurde. Ausschlaggebend für den Entscheid waren der umfassende Funktionsumfang, die Flexibilität in den Abläufen sowie die einfache Zusammenarbeit bei spezifischen Erweiterungsprojekten. Neben tosca benötigt Schoch nur noch Office- und Publishing-Applikationen zur Erbringung seiner Dienstleistungen. Die hohe Integration der Anwendungen kann im folgenden Schaubild dargestellt werden:
  • Der Aussendienst verwaltet alle Aufgaben im CRM-Modul: Sie erfassen potentielle Kunden und ihre Kontaktdaten sowie Termine und Vereinbarungen. Zudem können sie die Ansprache potentieller Kunden mittels elektronischen und papierbasierten Direct Mailings aus dem CRM heraus steuern.
  • Der Kundendienst berät Kunden am Telefon und erfasst die Bestellungen, so dass die Mitarbeitenden in der Logistik mit der Zusammenstellung und Auslieferung beginnen können. 75% aller Kundenaufträge erfolgen über den Webshop und werden automatisch in tosca eingelesen.
  • Der Innendienst betreut die bestehenden Kunden, indem sie Offerten und Rechnungen im Modul Verkauf erstellen, Adressänderungen im CRM erfassen und Kundenstatistiken erstellen.
  • Die Bestandsführung tosca stellt sicher, dass Bestellungen automatisch ausgelöst werden, wenn Unterbestand erreicht wird. Die meisten Artikel werden via EDI direkt aus tosca heraus an die Lieferanten ERP übermittelt.
  • Die Mitarbeitenden im Lager erhalten aus tosca die Rüstlisten zur Zusammenstellung der Lieferungen und die Chauffeure die Lieferscheine für die Auslieferung der Bestellungen.
  • Die Mitarbeitenden in der Administration führen die Buchhaltung und erstellen Controlling-Berichte zuhanden der Geschäftsleitung.

Effizienzsteigerungen mittels spezifischen Erweiterungen

dynasoft erweitert tosca projektweise entsprechend den spezifischen Anforderungen von Schoch, um die Mitarbeitenden von manuellen Aufgaben zu entlasten und ihnen mehr Möglichkeiten für die Erfüllung kundenspezifischer Wünsche zu bieten. Die grundsätzliche Releasefähigkeit bleibt trotzdem gewahrt.
  • Retouren-Management: Die Kundenretouren können einfach und optimiert verarbeitet werden. Mit wenigen Eingaben werden die Artikel ins Lager eingelagert oder für den Rückversand an den Lieferanten bereitgestellt.
  • Rückstands-Management: Die Liefertermine betreffend Artikel, die nicht sofort geliefert werden können, werden dem Kunden präziser mitgeteilt. Dies erfolgt auf dem Lieferschein oder via E-Mail.
  • Das CRM-Modul wurde mit Auswertungen über die Kundenbesuche zuhanden des Aussendienstes erweitert, um ihm einfach und schnell einen Überblick z.B. über Kontakte, Umsatzzahlen, Termine und Aktivitäten usw. zu geben.
  • Elektronische Anbindungen: Durch die strategische Allianz mit Staples Inc. mussten die ERPs der Schweizer Staples-Kunden an tosca angebunden werden, so dass die Kunden den Webshop von Schoch als integrierten Bestandteil ihres ERPs oder ihres Intranets wahrnehmen und direkt bestellen können.
  • Kanban-System: Schoch Mitarbeitende kontrollieren periodisch beim Kunden vor Ort, ob Artikel fehlen, die gemäss einem kundenspezifisch festgelegten Sortiment vorrätig sein sollten. Fehlende Artikel erfassen sie via mobile Scanner, womit eine manuelle Erfassung der Bestellung in tosca entfällt. Der Kunde wird von der Bestellung und Lieferung dieser Sortimentsartikel vollständig entlastet.
  • Der Webshop wurde sowohl hinsichtlich Design als auch Funktionen aktualisiert. Das Design wurde von einer Drittfirma vollständig neu gestaltet und von dynasoft umgesetzt. Neben der engeren Integration in den Webauftritt von Schoch verbessert dynasoft das Kauferlebnis mit einer stärkeren Suchfunktion inklusive automatischen Wortvervollständigungen.

Eingesetzte Module und Funktionen

  • Basismodul (Stammdaten, Einkauf, Verkauf, Lager, Logistik) Finanzbuchhaltung Personalwesen CRM Comfort-Queries (und Discoverer) WebShop (inkl. PunchOut-Lösungen mit diversen Grosskunden) Katalogmanagement
  • Vertragsmanagement
  • PaperFox (Kassenlösung)
  • Business Integration (EDI,XML)

Kundennutzen

Transparenz in den Geschäftsprozessen, Flexibilität in den Anwendungen sowie eine solide Datenbasis für alle Anwendungsbereiche umschreiben den Nutzen von tosca für Büro Schoch und seine Anwender.

Mit tosca hat Büro Schoch eine ERP-Lösung eingeführt, die die Strategie der hohen Integration vollumfänglich unterstützt ohne den Raum für die Berücksichtigung kundenindividueller Wünsche unnötig einzuschränken. Dank dem Engagement von dynasoft sowie den kurzen Entscheidungswegen bei Schoch können zudem Optimierungen an der Lösung und Anbindungen neuer Kunden oder Lieferanten über Electronic Data Interchange in kurzer Zeit vorgenommen werden – was eine wichtige Differenzierungsmöglichkeit gegenüber Mitbewerbern darstellt.

Professioneller Internetvertrieb

E-Commerce, M-Commerce, Mobile Devices, Apps – wir leben in einer Zeit, in der sich altbekannte Verhaltensmuster beim Einkaufen, Beschaffen und Verarbeiten von Informationen durch den Einsatz modernster Technologien dramatisch wandeln. Immer mehr Unternehmen erschließen den Vertriebskanal Internet professionell.
Anfang 2012 lancierten dynasoft und der Kreativpartner Koch Kommunikation die neue, viersprachige Website von Büro Schoch direct mit integriertem Onlineshop. Sie ist mittlerweile zur führenden Internetplattform für den Versandhandel von Büro- und Schulbedarf im schweize¬rischen Markt avanciert. Täglich nimmt Büro Schoch direct über 80 Prozent aller Aufträge elektronisch über den On¬lineshop entgegen.

Spezifische Aufgabenstellungen verlangen nach ebenso spezifischen Lösungen. Das eingesetzte ERP-System tosca, das Content-Management-System (CMS) TYPO3 und die Webshop-Lösung kommunizieren nahtlos mit¬einander. Das Ergebnis ist eine attraktive Benutzerober¬fläche, die mit zusätzlichem redaktionellen Inhalt den Shopbesuchern einen umfassenden Nutzen bietet: www. schoch-direct.ch.

Zusammenspiel von Design und Technik

Büro Schoch direct erhält durch die Trennung von tosca und TYPO3 die maximale Flexibilität zur kreativen Gestaltung der Corporate Site bei gleichzeitig konsequenter Einhaltung der in tosca parametrierten Prozesse zur Auftragsbearbeitung und Bereitstellung der Sortiments- und Geschäftspartnerdaten für die eigentliche Kernaufgabe des Webauftritts: Umsatz generieren.

Dem visuellen Auftritt sind hierbei keine Grenzen gesetzt. Modernste Webtechnologien wie HTML5 und CSS3 lassen sich problemlos in das Benutzer-Front-End des Webshops integrieren. Eine wichtige Rolle spielt dabei das Teaser-Konzept für die Promotion von Aktionen und Neuheiten. Durch die Flexibilität der beiden Systeme können Promotionen einfach und in Echtzeit aufgesetzt und publiziert werden. Zusätzlich sind verschiedene Online-Marketinginstrumente wie Newsletter oder Social Media in das Konzept integriert.

Minimaler administrativer Aufwand

Ein wesentlicher Nutzen der neuen Lösung für Büro Schoch direct bietet die automatisierte Abwicklung der Shop-Administration durch den direkten Datenbankzugriff zwischen Shop und ERP. Die für Kunden hinterlegten Artikel- und Preisangaben im ERP können dadurch ebenso in Echtzeit im Shop angezeigt werden wie die erforderlichen Multimediainformationen – dies ganz ohne die Daten mit hohem Aufwand aus dem ERP exportieren und wieder in den Shop importieren zu müssen. Die elektronische Übernahme der Aufträge aus dem Webshop ins ERP bewirkt die umgehende Bereitstellung und den schnellen Versand der Ware aus dem Lager in Ober-Ohringen ZH. Büro Schoch direct kann so sein Lieferversprechen – die prompte Lieferung am Folgetag der Bestellung – problemlos einhalten.

Webshop als Kundeninformationsportal

Der Webshop von Büro Schoch direct ist nicht nur Shop, sondern auch Unternehmenswebsite und Kundeninformationsportal. Durch den stets direkten Zugriff des Shops auf alle im ERP verfügbaren Kundendaten können eine Vielzahl von Informationen und Status zu allen Bewegungsvorgängen des Kunden hergestellt und über einen geschützten Bereich angezeigt werden. Somit wird der Webshop zum allumfänglichen Informationsportal über sämtliche Vorgänge, die der Kunde bei Büro Schoch direct angestossen hat.

Nahtlose Integration der Firmenwebsite

Die vollumfänglich und nahtlos integrierte Unternehmenswebsite vervollständigt die Onlineplattform. Inhalte, die durch das CMS TYPO3 zur Verfügung gestellt werden, können direkt durch tosca interpretiert und für das Benutzer-Front-End aufbereitet werden. Die Onlineredaktion von Büro Schoch direct kann dadurch den Firmenbereich jederzeit ausbauen und erweitern – ohne Rücksichtnahme auf verschiedene Technologien oder Tangieren der Webshop-Logik.

Perfekte Anbindung von Drittsystemen

Dank der modernen Architektur der eingesetzten Softwarewerkzeuge ist es möglich, Fremdsysteme wie Visitenkarten- oder Stempelkonfiguratoren in den Webshop einzubinden. Für Büro Schoch direct wurde dies mittels einer OCI-Anbindung realisiert. Dies ermöglicht den Besuchern des Webshops, ihre Visitenkarten oder auch Stempelplatten individuell in einem fremden Shop zu konfigurieren. Die dort bestätigte Bestellung wird zurücktransportiert in den Büro Schoch direct Shop und von dort letztlich versendet.

tosca ist bereit für die Zukunft

Das Beispiel von Büro Schoch direct zeigt, dass sich Prozessorientierung (ERP) auf der einen und Marktaffinität (E-Commerce) auf der anderen Seite nicht gegenseitig ausschliessen. Das direkte Zusammenspiel von ERP-System, Webshop und CMS hat sich bewährt und wesentlich zum Erfolg des Projekts beigetragen.

Ein gelungener Webshop-Auftritt hängt in hohem Masse von einem intuitiven, modernen Benutzer-Front-End sowie der Aufbereitung der Inhalte (Performance und Qualität) ab. Es gilt aber auch, After-Sales-Prozesse wie die Bereitstellung und Auslieferung der Ware sowie die Rechnungsstellung zu berücksichtigen. tosca ist für alle diese Faktoren als Rückgrat für die Marktaktivitäten technologisch wie auch inhaltlich bestens gerüstet.

Zwei Partner – ein Fokus

Aus dynasofts Fokus auf hochstehenden technischen Lösungen und der geballten Kreativpower von Koch Kommunikation resultiert eine Innovationskraft, die den Vertriebskanal Onlineshop mit zukunftsorientierten Lösungen im Markt positioniert.
„tosca unterstützt und entlastet meine Mitarbeitenden bei Routinetätigkeiten ohne sie bei der Ausführung kundenspezifischer Wünsche stark einzuschränken.“
– Thomas Schoch, CEO Büro Schoch direct AG