von: Lisa Lehmann – SelectLine Software GmbH
Im September 2022 haben wir die Version 22.2 des SelectLine Rechnungswesens ausgeliefert. Wir legen großen Wert darauf, dass Sie mit unserer Software immer aktuelle und gesetzeskonforme Lösungen an der Hand haben. Im Zuge dessen haben wir uns dazu entschlossen, die aktuelle Version überprüfen und zertifizieren zu lassen. Unser SelectLine Rechnungswesen wurde im August durch eine Wirtschaftsprüfergesellschaft, auf Basis der Vorgaben des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V. (IDW), geprüft und zertifiziert. Die Prüfung bezog sich gemäß dem IDW Prüfungsstandard 880 auf die Bereiche Softwareentwicklungsverfahren sowie Angemessenheit und Funktionsfähigkeit der Programmfunktionen. Doch was versteht man im Detail unter einer Zertifizierung und wer erhält diese unter welchen Voraussetzungen? In unserem Blogbeitrag gehen wir diesen Fragen auf den Grund.
Warum ist eine Zertifizierung relevant?
Vor allem im Rechnungswesen sind zahlreiche rechtliche Vorgaben zu beachten. Damit ein rechtskonformes Arbeiten mit einem Softwareprodukt gewährleistet werden kann, haben Softwarehersteller die Möglichkeit, ihre Produkte durch unabhängige Wirtschaftsprüfer prüfen zu lassen. Geprüft wird nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Des Weiteren orientiert sich die Prüfung an handels- und steuerrechtlichen Vorschriften für die Buchhaltung (HBG). Zusätzlich zu diesen Vorgaben spielen auch der Prüfungsstandard und die Stellungnahme zur Rechnungslegung des IDW eine Rolle. In unserem Fall wurde das SelectLine Rechnungswesen nach dem Prüfungsstandard 880 des IDW geprüft.
Wie läuft die Prüfung einer Software ab?
Wie läuft ein typischer Prozess einer Softwareprüfung am Beispiel unserer Rechnungswesenssoftware eigentlich ab? Vorab erfolgt die Abstimmung des Prüfungsstandards und des Gegenstandes der Prüfung. Im Folgenden verschafft sich der Prüfer im Unternehmen einen Überblick zu den Prozessen der Programmentwicklung, den Testabläufen, dem Umgang mit Fehlerkorrekturen und Programmentwicklungen. Darin involviert sind Mitarbeiter der Softwareentwicklung, des Tests, des Produktmanagements und des Supports. Es werden verschiedene Verfahrensabläufe, Dokumentationen und die Datensicherheit in den Fokus gestellt.
Danach erfolgt die Prüfung der Software. Dafür wird ein Testsystem eingerichtet. Neben dem SelectLine Rechnungswesen enthielt die Testumgebung alle für das Rechnungswesen relevanten Zusatzmodule in der höchsten Ausprägung. Dazu wurden unsere umfangreichen Dokumentationen zu den Inhalten und Funktionen der Software bereitgestellt, die auch im Programm über die Hilfe und auf unserer Homepage als Beschreibungen und Handlungsempfehlungen verfügbar sind.
Ob die Software bei sachgerechter Anwendung den erwarteten Kriterien entspricht, wird zum Beispiel durch einfache und komplexe Geschäftsvorfälle, diverse Plausibilitätskontrollen und durch die Ermittlung von Steuerwerten anhand eines festen Testablaufplans der Prüfungsgesellschaft geprüft. Verschiedene Arbeitsweisen und das Programmverhalten bei Falscheingaben sind ebenfalls Bestandteil des Tests. Es wird verglichen, ob die durch die Software gewonnenen Daten mit den erwarteten Ergebnissen übereinstimmen.
Ein wichtiger Punkt ist die Prüfung zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, insbesondere, ob das Finanzbuchhaltungsprogramm die folgenden Eingaben sichert und dabei das sogenannte Radierverbot einhält. Damit wird sichergestellt, dass die Aufzeichnungen in der Buchführung nicht in einer Weise verändert werden können und die ursprünglichen Inhalte eindeutig nachvollziehbar feststellbar sind. Weitere Prüfthemen sind bei der Finanzbuchhaltung zum Beispiel die Protokollierfunktion oder die Kontenfunktion. Zusätzlich wird die Software auch in Hinblick der Zugriffsberechtigungen, Datensicherungs- und Wiederanlaufverfahren geprüft.
Was steht in einem Software-Zertifikat?
Der daraus resultierende Prüfbericht beschreibt den Gegenstand, die Art und den Umfang der Prüfung. Er beschreibt die Funktionen und den Einsatz der Software. Weiterhin beurteilt er die Erfüllung der im Bericht einzeln aufgeführten Prüfkriterien. Spezielle Sachverhalte, die für die Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit vom Anwender beim Einsatz der Software beachtet werden müssen, bilden zusammen mit dem zusammenfassenden Ergebnis den Schluss des Zertifikats. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft kommt zu der Auffassung, dass das SelectLine Rechnungswesen nach Prüfung eine hinreichend sichere Grundlage bildet und bei sachgerechter Anwendung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht.
Zur Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit des SelectLine Rechnungswesens wurden die für Buchführungssysteme geltenden Prüfkriterien des IDW angewandt:
- Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, gem. Handels- und Steuerrecht (§§ 238 ff., 257 HGB und §§ 146, 147 AO)
- Prüfung von Softwareprodukten Stand 01/2022 (IDW PS 880, Stand 01/2022)
- Stellungnahme zur Rechnungslegung: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie (IDW RS FAIT 1, Stand 24.09.2002)
- Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), (gem. BMF-Schreiben vom 28.11.2019)
Was sagt eine Softwareprüfung über die Qualität einer Anwendung aus?
Wer eine Rechnungswesenssoftware sucht, sollte in jedem Fall darauf achten, dass für die jeweilige Anwendung ein aktuelles Software-Zertifikat vorliegt. Dieses dient als unabhängige Bestätigung dafür, dass die Software bei sachgerechter Anwendung die gesetzlichen Vorgaben und die GoBD zuverlässig erfüllt und den Anwendern zugleich individuellen Gestaltungsspielraum im Bereich der Finanzbuchhaltung lässt. Ein solches Zertifikat gibt Ihnen als Anwender die Sicherheit, dass Ihre Buchführungsdaten nach den vorgeschriebenen Anforderungen verarbeitet werden. Ist die Buchhaltung nicht ordnungsgemäß, kann diese im Falle einer Prüfung durch einen Steuer- oder Wirtschaftsprüfer verworfen werden. Auch als Softwarehersteller ist es sinnvoll, die Funktionsweise der eigenen Rechnungswesenssoftware und die damit verbundene Gesetzeskonformität in gewissen Abständen von unabhängigen Experten prüfen zu lassen. Sie als Anwender verarbeiten schließlich hochsensible Daten, da möchten wir keinerlei Risiko eingehen. Mit der SelectLine können Sie sich sicher sein, dass Sie eine zertifizierte Software beziehen.
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