Realisierte ERP-Projekte

ALPHA Business Solutions AG

proALPHA® im Dienstleistungssektor: Auf dem Weg zum Informationsbroker

Kunde

bfd buchholz fachinformationsdienst gmbh

Fertigstellung

01.04.1995

Land

Deutschland

Branche

• Verlagswesen

Beschreibung

Aufgabenstellung

Umstellung auf neue proALPHA-Version öffnet neue Wege für den buchholz-fachinformationsdienst und seine Kunden 

Durch die Umstellung auf die neue proALPHA Version und den dadurch verbundenen systemunabhängigen Datenaustausch eröffnen sich für den Bexbacher buchholz-fachinformationsdienst ungeahnte Möglichkeiten bei der Bereitstellung, Nutzung und Weiterverarbeitung von Informationen zwischen Unternehmen und Kunden. Für eine reibungslose Umstellung beim buchholz-fachinformationsdienst auf das neue proALPHA Release sorgte die ALPHA Business Solutions AG.

Nicht nur klassische Produktionsbetriebe, sondern auch Dienstleistungsunternehmen setzen zusehends auf die Vorteile der ERPKomplettlösung proALPHA, wie das Beispiel des buchholz-fachinformationsdienst (bfd) mit Sitz im saarländischen Bexbach zeigt. Kerngeschäft des bfd ist die Lieferung von Fachliteratur auf dem Versandweg sowie die Bereitstellung von elektronischen Wissensdatenbanken an Kunden in ganz Deutschland. Ein ausgeklügeltes logistisches Konzept erlaubt es dabei dem Unternehmen, die Waren ohne größeren Aufwand punkt- und zeitgerecht an den Ort des Bedarfs zu schicken. Darüber hinaus bietet der bfd seinen Kunden ergänzende Dienstleistungen an, die ihnen die Beschaffung, Nutzung und Administration der Fachmedien erleichtern.

Standardsoftware mit deutlichen Vorteilen gegenüber proprietärer Lösung

Damit bfd seine Dienstleistungen für die eigenen Kunden schnell und zuverlässig erbringen kann, ist die Unterstützung durch eine leistungsfähige IT-Organisation und ERPSoftware unabdingbar. Alleine die korrekte Verwaltung von Abonnements ist bereits ein komplexes Unterfangen. Alle von Kunden bezogenen Titel müssen eindeutig hinterlegt sein, und zwar mit den richtigen Versionsständen und den korrekten ISBN-Nummern. Auch die punktgenaue Aussendung und Fakturierung muss absolut verlässlich und unter Berücksichtigung der vielfältigen Liefer- und Rechnungsmodelle abgewickelt werden.

Während die Mehrzahl der Mitbewerber auf proprietäre Speziallösungen für den Buchhandel setzt, entschied sich der bfd bereits 1995 für die ERP-Lösung proALPHA. „Unser Geschäft und die Anforderungen unserer Kunden befinden sich in einem permanenten Wandel. Nur mit einer zukunftsfähigen IT können wir diese Dynamik antizipieren. proALPHA bietet als offenes ERP-System eine größere Flexibilität und bessere Voraussetzungen hierfür als selbstgestrickte Branchenlösungen“, erklärt Michael Kalinowski, Bereichsleiter Organisation und IT beim bfd.

Die Software musste gleichwohl für das einzigartige Dienstleistungsspektrum des bfd und für die besonderen Anforderungen des Fachbuchhandels angepasst werden. „Keine Standardsoftware am Markt deckt unsere speziellen Anforderungen komplett ab. Es zeichnet proALPHA allerdings als besonders flexible Lösung aus, dass sie sich so stark anpassen ließ - ohne dabei ihre Releasefähigkeit einzubüßen“, so Michael Kalinowski weiter.

In naher Zukunft wird der buchholz-fachinformationsdienst sein Service-Angebot im Online-Bereich deutlich erweitern. Zudem ist eine wesentlich stärkere Integration der eigenen Prozessketten mit denen der Kunden und Lieferanten bzw. Verlage geplant. Dies alles hat den Bexbacher Spezialisten dazu veranlasst, in 2007 in den Ausbau von Hardware, Netzwerk und Software zu investieren. Im Mittelpunkt stand dabei ein Update auf die aktuelle proALPHA-Version.

„Schon bisher bot proALPHA viele Vorteile auf technologischer Ebene. Sehr wertvoll ist für bfd beispielsweise die durchgängige Workflow-Automation, die den Anwender bei seiner täglichen Arbeit aktiv unterstützt. Die moderne Webspeed-Technologie von proALPHA ermöglicht darüber hinaus, dass bfd- Kunden online über den so genannten „bfd communicator“ Einblick in ihre Bestell- und Lieferdaten erlangen. Zudem macht Open-Edge10 proALPHA zu einer offenen Lösung, die den plattformunabhängigen Austausch von Daten gestattet. Das bedeutet eine wesentlich einfachere Anbindung von externen Systemen, wie z.B. von Online-Medienkatalogen oder Fachportalen, aber auch von Lösungen auf Kundenseite“, ergänzt Michael Kalinowski.

Zum Einsatz kommen unternehmensweit für über 60 Arbeitsplätze die proALPHA Systemmodule Vertrieb, Einkauf, Finanzbuchhaltung, Kostenstellenrechnung und Stammdatenverwaltung. Mit der neuen proALPHA Version ist nun auch die stärkere Vernetzung der Lieferketten und folglich eine Verbesserung der Kundenworkflows (wie die automatische Rechnungsprüfung oder der vereinfachte Wareneingang) möglich. Auch Auswertungen lassen sich nun differenzierter durchführen und besser visualisieren. Zusätzlich bringt die Umstellung für die Daten- und Systemsicherheit entscheidende Vorteile. Die umfangreichen IT-Investitionen kommen damit in vielfacher Hinsicht auch den bfd-Kunden direkt zugute, bedeuten für diese weniger Aufwand und ein besseres Informationsmanagement.

Aufgrund des stark erweiterten Funktionsumfangs des neuen proALPHA Releases werden zudem etliche Individualanpassungen überflüssig, die nun im Standard abgedeckt sind.

Durch die Unterstützung der ALPHA Business Solutions AG, die als System- und Beratungshaus das Projekt ganzheitlich begleitete, konnte die Umstellung reibungslos durchgeführt werden. „Der bfd beschreitet erfolgreich den Weg vom Buchhändler zum 'Informations-Broker‘. Durch die Aktualisierung auf die neue proALPHA-Version sind wir nun IT-seitig gerüstet, um unseren Kunden auch künftig den bestmöglichen Service zu bieten, und gleichzeitig unser Dienstleistungsportfolio gerade im Bereich der elektronischen Lösungen und Online-Portale noch erheblich auszubauen“, resümiert Udo Grub, Leiter der Aboverwaltung beim bfd.