Realisierte ERP-Projekte

ALPHA Business Solutions AG

„Wir haben alles genau richtig gemacht“ Wie die Einführung von proALPHA bei URACA Mehrwert schaffte

Kunde

Uraca Pumpenfabrik GmbH & Co. KG

Fertigstellung

01.12.2005

Land

Deutschland

Branche

• Maschinen- / Anlagenbau

Beschreibung

Aufgabenstellung

Der schwäbische Pumpen- und Anlagenhersteller URACA hat ein integriertes ERP-Produkt eingeführt und den Mitarbeitern, die dessen Benutzerfreundlichkeit von Beginn an lobten, damit einen großen Gefallen getan. Die neue Software bringt mehr Transparenz ins System und bietet als besonderen Clou: die Lösung für ein ganz spezielles Problem der Maschinenbauindustrie.

Es dürfte eher selten sein, dass ein Unternehmen ohne besonderen Druck, beispielsweise den Zwang zur Kostenoptimierung oder Effizienzsteigerung, in großem Stil neue Software einführt. Doch in genau dieser Situation befand sich die Uraca Pumpenfabrik GmbH & Co. KG vor rund fünf Jahren. Das dort seit 1984 genutzte System zur betrieblichen Ressourcenplanung (Enterprise Resource Planning, ERP) war bestens gepflegt, über die Jahre durch zahlreiche Eigenentwicklungen ergänzt worden und wurde sogar vom Hersteller noch gewartet.

„Unser Altsystem war vollständig funktionstüchtig, und wir konnten sämtliche Aufgaben damit erledigen“, betont Gerhard Dillmann, Leiter Datenverarbeitung bei URACA – wenn er auch einräumen muss, dass die Lösung in puncto Benutzerfreundlichkeit nicht mehr ganz auf der Höhe der Zeit war. Auch an Transparenz mangelte es, gab es doch mehrere Standalone-Anwendungen außerhalb des Kernsystems. Und schließlich: Irgendwann schlägt die Stunde jeder Software.

Vor fünf Jahren fiel daher der Beschluss, das alte System durch ein neues abzulösen. An erster Stelle des Kriterienkatalogs, den Vertreter aller Abteilungen von URACA in Zusammenarbeit mit einem externen Beratungsunternehmen erarbeiteten, stand die Bedingung, dass es sich um ein integriertes Paket handeln sollte. Je größer die Zahl der Anwendungen aus einer Hand, desto besser; Schnittstellen sollten möglichst vermieden werden. Wichtig war auch, dass die Software so flexibel ist, dass sie sich ohne großen Aufwand an firmenspezifische Besonderheiten anpassen lässt.

Zudem sollte der Hersteller in der Lage sein, die Eigenentwicklungen von URACA in seiner Lösung ebenfalls abzubilden. Vier Anbieter wurden zur Präsentation ihrer Produkte eingeladen. Die Entscheidung fiel im Dezember 2005 und die Wahl auf die ALPHA Business Solutions AG aus Kaiserslautern und der ERP-Mittelstandslösung proALPHA. Ausschlaggebend unter anderem: die Flexibilität der Lösung und die Referenzen des Anbieters im Bereich Maschinenbau.

Schritt für Schritt zum Ziel

URACA erwarb das Komplettpaket, bestehend aus Modulen für Buchhaltung und Logistik, wobei unter Logistik alle Kernmodule außerhalb des Rechnungswesens zu verstehen sind: vom Einkauf über die Produktionsplanung und -steuerung bis zum Vertrieb. Modulübergreifend kommen Anwendungen für Dokumentenmanagement, Workflowsteuerung und weiteres hinzu. Projektstart war am 1. Januar 2006, ein Jahr später sollten alle Anwendungen produktiv sein – ein ehrgeiziges Ziel. Zu ehrgeizig, wie sich herausstellte.

Zum einen gelang es nicht, die Endanwender durch ausgewählte Vertreter der Fachabteilungen schulen zu lassen, wie es ursprünglich geplant war. Zu voll waren deren Terminkalender. Also übernahmen Mitarbeiter des IT-Dienstleisters die Schulung. Zum anderen wurde der Aufwand für die Übernahme der Bewegungsdaten aus den Altsystemen von beiden Seiten erheblich unterschätzt. Daher entschloss man sich dazu, am 1. Januar 2007 zunächst nur mit der Abteilung Rechnungswesen „live“ zu gehen. Für DV-Leiter Dillmann war das rückblickend genau die richtige Entscheidung.

So konnte er sichergehen, dass wirklich alle Mitarbeiter, die das System ab dem Echtstart nutzten, optimal vorbereitet waren. Daneben minderte die gestaffelte Einführung das Risiko und machte einen Parallelbetrieb von altem und neuem System überflüssig. Nachteil: Für die Dauer von vier Monaten bis zur Produktivsetzung des Logistikteils mussten Daten aus Einkauf und Verkauf in der Buchhaltung manuell erfasst werden. „Das war aber zu bewerkstelligen“, sagt Dillmann.

Das Geheimnis der Vorabbestellung

Der IT-Dienstleister hat nicht nur das Projekt vom „Kick-off“ bis in die ersten Tage nach dem Produktivstart begleitet, sondern zeichnet auch für sämtliche Modifikationen gegenüber dem Standard verantwortlich – inklusive deren Wartung und Aktualisierung auf neue Releasestände bis zum heutigen Tag. Eine dieser Erweiterungen auf Kundenwunsch war die Funktion der sogenannten Vorabbestellung.

Typisch für die Maschinenbaubranche befindet sich auch URACA im Spannungsfeld zwischen langen Durchlaufzeiten, bedingt durch hohen Konstruktionsaufwand, und den engen Terminvorgaben der Kunden. Die Produktion und der Einkauf bestimmter Teile oder Baugruppen, insbesondere von Langläuferteilen, wird schon in Auftrag gegeben, bevor die Gesamtkonstruktion steht. Dazu dient die Vorabbestellung.

Ihr Geheimnis: In der kompletten Stückliste sind die vorab bestellten Teile natürlich ebenfalls enthalten. Nun muss dem System klar sein, dass es sich dabei um keine erneute Bestellung handelt, denn sonst würde doppelt produziert. Diesen Mechanismus kannte das ERP-System damals nicht, inzwischen ist er Dank der Mitwirkung von URACA Teil des Standards.

Geburtstagserinnerung inklusive

Der Funktionsumfang der proALPHA-Installation von URACA wird bis heute erweitert. Nach Rechnungswesen und Logistik folgten Dokumentenmanangement, ein Zeichnungsviewer, mit dem sich zum Beispiel aus Vertriebsaufträgen heraus CAD-Zeichnungen abrufen lassen, und als vorerst letzte große Einführung zum August 2009 das Modul zur Kundenpflege (Customer Relationship Management).

Denn im Kundenbeziehungsmanagement hatte URACA in der Vergangenheit "nicht integrierte Systeme", arbeiteten doch der zentrale Vertrieb und die Außendienstbüros mit ihren jeweils eigenen, nicht optimal vernetzten Anwendungen zur Kundendatenpflege. Jetzt stehen sämtliche Vertriebsdaten permanent und Sekunden nach der Erfassung im System zur Verfügung und können von allen Vertrieblern abgerufen werden.

Im Fall der Abwesenheit eines Kollegen kann sich so jeder Mitarbeiter mit wenigen Mausklicks über Auftragsstatus, Kundenhistorie, etwaige Reklamationen und andere Kundendaten informieren. Sogar die Geburtstage wichtiger Kunden pflegen die Mitarbeiter zentral im System – was beim Gegenüber immer wieder für positive Überraschung sorgt, wie Matthias Mayer sagt, Projektierung im Geschäftsbereich Hochdruckreinigung, der als Key-User im Vertrieb die Software-Einführung mitbetreute.

Benutzerfreundlichkeit begeistert

Ein Alleinstellungsmerkmal von proALPHA sind die sogenannten korrespondierenden Fenster. Darunter sind Fenster auf der Benutzeroberfläche zu verstehen, die tiefergehende Informationen zu Daten in übergeordneten Fenstern sichtbar machen, zum Beispiel Konstruktionszeichnungen zu Stücklisten zu Bauteilen zu einer Vertriebsauftragsposition eines Vertriebsauftrags. Vier Unterfenster, die alle von einem Hauptfenster abhängig sind: dem des Vertriebsauftrags mit einer bestimmten Auftragsposition.

Wechselt der Anwender nun die Auftragsposition, laufen die geöffneten Fenster entsprechend mit, zeigen also nun die Stückliste und so weiter der neuen Position. Wird das Grundfenster geschlossen, „merkt“ sich das System die Unterfenster und öffnet sie später automatisch. Es sind Arbeitserleichterungen wie diese, die die Anwender für proALPHA begeistert und ihnen die anfängliche Skepsis genommen haben – zumal sich das Prinzip durch das gesamte System zieht, was eine intuitive Erlernung sehr erleichtert.

„Es spricht für proALPHA, wie schnell das CRM-System von den Anwendern angenommen wurde“, sagt Mayer, der es gewohnt ist, dass die Mitarbeiter eine neue Software erst einmal kritisch beurteilen. DV-Leiter Dillman pflichtet ihm bei. Zwar sei der Nutzen des Systemwechsels im Sinn eines monetären „Return on Investment“ nicht bezifferbar. Der Gewinn bestehe vielmehr in der gesteigerten Zufriedenheit der Anwender, die sich die neuen Anwendungen aus ihrem Alltag nicht mehr wegdenken können. Doch sagt er auch: „Wir haben 2008 den größten Umsatz unserer Firmengeschichte erwirtschaftet, und zwar mit derselben Mannschaft, ohne zusätzliches Personal. Hierbei hat uns, neben anderen Faktoren, auch das neue ERP-System hervorragend unterstützt.“