Realisierte ERP-Projekte

ABAS Software AG

Global und lokal – abas-ERP in der Weinig Group

Kunde

Weinig Group

Fertigstellung

01.09.2011

Land

Deutschland

Branche

• Maschinen- / Anlagenbau

Beschreibung

Aufgabenstellung

Die Weinig Group ist ein internationaler Technologie-Anbieter für die Massivholz verarbeitende Industrie und das Handwerk. Angeboten werden umfassende Dienstleistungen und Systemlösungen bis hin zur schlüsselfertigen Produktionsanlage. Neben dem Konzernsitz in Tauberbischofsheim gibt es mit der Grecon in Alfeld, der Dimter in Illertissen, der Raimann Freiburg Waco in Schweden, den Weinig-Niederlassungen in der Schweiz und in China fünf weitere Produktionsstandorte. Vertriebsniederlassungen hat Weinig rund um den Globus in den USA, Frankreich, Brasilien, Südafrika, England, Russland, Singapur, Japan und Australien.

Die IT-Organisation der Weinig Group ist differenziert. Durch Unternehmenszukäufe sind in der Gruppe neben Microsoft Excel als Organisationsmedium einige unterschiedliche ERP-Systeme im Einsatz. Die Hard- und Softwarestrategie je Tochterunternehmen ist dezentral angelegt. Um das weitere Konzern-Wachstum zu unterstützen, begab man sich im Jahr 2006 für die Standorte China, Schweiz, Spanien, Frankreich und die USA auf die Suche nach einem neuen ERP-System und fand in der abas-Business-Software eine maßgeschneiderte Lösung.

Dauerhafter Erfolg = Dauerhaft zufriedene Kunden, Mitarbeiter und Gesellschafter

Aus diesem Weinig-Leitbild lässt sich für die Unternehmens-IT folgende Strategie ableiten: Einerseits gilt es die Hard- und Software-Systeme in der Gruppe zu standardisieren. Um die hauseigenen Wettbewerbsvorteile zu sichern und weiter auszubauen, benötigt Weinig darüber hinaus eine schnelle und flexible Anpassungsfähigkeit im Produktionsbereich. Um die hohe Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten, wird eine möglichst umfassende Integration aller Hard- und Software-Systeme angestrebt. Und alles natürlich unter Einhaltung von Sicherheitsstandards zu ausgewogenem und transparentem Kosten- und Nutzenverhältnis.

Organisationseinheit Microsoft Excel

Alexander Walter, CIO der Weinig Unternehmensgruppe erinnert sich: „In unserem Produktionsstandort Yantai in China war bis vor 3 Jahren von der Verwaltung bis hin zur Fertigungsfeinplanung alles in Microsoft Excel organisiert. Insgesamt gab es über 100 verschiedene Listen. Die Pflege der redundanten Daten war fehleranfällig und die Releasefähigkeit der Software nicht garantiert. Es gab auch keinerlei Integration mit anderen Anwendungen. Wollten wir in Yantai weiter wachsen,“ so der Weinig CIO, „mussten wir schnellstmöglich ein integriertes ERP-System einführen.“

Internationale ERP-Auswahl

„Die Auswahl eines neuen ERP-Systems ist keine alltägliche Sache,“ äußert sich Alexander Walter und, „In diesem Fall waren die Anforderungen besonders hoch.“ Ein wichtiges Kriterium war für Weinig eine internationale Einführungsmethodik des Systemanbieters. Die Tauberbischofsheimer Zentrale wollte einen Ansprechpartner auf Anbieterseite, der die Vorstellungen des Headquarters in den Ländern durchsetzt, in denen die neue Software zum Einsatz kommen würde. Auch eine reibungslose, länderübergreifende Koordination des ERP Projekts musste sichergestellt sein.

ERP-Projekt Yantai, China

Bei der Software-Auswahl wurden die Weinig-Standorte mit einbezogen. So bewerteten Key-User aus Yantai nach erfolgter Präsentation die konkurrierenden Software-Pakete. Punkte gab es dabei für Funktionalität, Benutzeroberfläche, Benutzerfreundlichkeit und den Gesamteindruck des Systems.

Entscheidung für die abas-Business-Software

In der ABAS Projektierung und der abas-Business-Software fand Weinig das Gesuchte. ABAS hat Partner in 30 Ländern und verfügt über entsprechende Erfahrung bei internationalen ERP-Projekten. „Das länderübergreifende abas-Projektmanagement überzeugte uns“, erklärt Alexander Walter die Entscheidung und: „Bei internationalen Projekten müssen verschiedene Management-Stufen optimal miteinander verzahnt werden. Wir wollten eine zentrale Steuerung der Projekte. In unserem Fall hat die Michael Weinig AG und die ABAS Projektierung GmbH diesen Part übernommen. Im Lenkungsausschuss ist die Weinig Geschäftsführung und Projektleitung und die Geschäftsführung und Projektleitung der ABAS Projektierung vertreten. Die Gesamtprojektleitung lag in meinen Händen.“ Jeder Weinig-Standort stellt einen lokalen Projektleiter und auch der abas-Systempartner vor Ort stellt einen Projektleiter. Die Landesprojektleiter berichten in regelmäßigen Abständen an die Gesamtprojektleiter, die ihrerseits dann den Lenkungsausschuss informieren. Vorteil bei dieser Vorgehensweise: Die Besonderheiten eines jeden Landes können so optimal in der Software abgebildet werden. Eine Konzernvereinbarung zwischen der Michael Weinig AG und der ABAS Projektierung GmbH gilt dabei für die gesamte Weinig-Gruppe. Für jedes Partnerland, in dem die abas-Business Software eingeführt wird, wird ein Projektvertrag zwischen dem Weinig-Standort und dem abas-Partner im jeweiligen Land geschlossen. Im Fall Yantai sprach auch die für China vorhandene Funktionalität zugunsten von abas-ERP. Sowohl in Deutschland als auch in China hinterließ ABAS einen guten Eindruck bei den Systempräsentationen, die laufenden Wartungskosten lagen unter denen der Mitanbieter und auch bei den Gesamtkosten auf 5 Jahre gerechnet, schnitt die abas-Business-Software am Besten ab.

Erfolgreiche Software-Einführung in China, der Schweiz und Spanien

Die Einführung der abas-Business-Software in China erfolgte zwischen Januar und Juni 2007. Im Juli 2007 wurde das Projekt abgenommen. Der Weinig CIO und Gesamtprojektleiter bilanziert wie folgt: „Mit den hoch motivierten Mitarbeitern der ABAS Projektierung hatten wir ein Höchstmaß an Effizienz und konstruktiver Kommunikation im Projekt. Wir selbst haben dabei viel über unser Unternehmen gelernt. Die Projektabwicklung war schnell, professionell und auch die Projektkosten lagen bei der Abnahme unter Plan. Ich bin mir sicher, dass wir mit keinem anderen Anbieter ein solches Ergebnis hätten erzielen können.“ In China ist neben der ABAS Projektierung der dortige abas-Partner, die ABAS Business Solutions (PRC) Ltd., für Weinig zuständig. Auf die Frage nach dem erzielten Nutzen antwortet Alexander Walter: „Weinig China verzeichnet ein deutlich optimiertes Management der Versorgungskette - beim Einkauf, Verkauf und in der Produktion. Bisher erfassten und bearbeiteten die Einkäufer manuell die zuvor geschätzte Menge an Material und legten entsprechend die Liefertermine fest. Heute wird der Bestellvorschlag automatisch anhand der Produktionsdaten vom System generiert und die Einkäufer kommunizieren nur noch mit den Lieferanten. Das beschleunigt den Einkaufsprozess, sichert genügend Lagermengen für Feinabrufe und vermeidet Fehler, die durch manuelle Berechnung entstehen.“ Als nächstes wurde abas-ERP in der Weinig- Niederlassung in der Schweiz eingeführt. Hier war die BYTICS AG aus dem schweizerischen Granges-Paccot der lokale abas-Partner. Die Systemeinführung verlief nach Plan und erstreckte sich von August 2007 bis Dezember 2007.

Weinig Spanien arbeitet auf Server in Tauberbischhofsheim

Die spanische Installation der abas-Business-Software ist via VPN in Tauberbischhofsheim gehostet und konnte mit unter 20 Manntagen Implementierungsaufwand in den Echtbetrieb starten. Dies gelang, da die abas-Business-Software über eine spezielle Software-Architektur verfügt und die internationale Einführungsmethodik der ABAS Projektierung größtmögliche Effizienz garantiert. Im Gegensatz zu anderen Software-Systemen, bei denen unternehmensspezifische Anpassungen im Quellcode durchgeführt werden und nach dem Echtstart des Systems nicht oder nur sehr aufwändig zu ändern sind, legt sich der abas- Anwender bei seiner Organisationsstruktur nicht fest. Diese kann auch noch nach dem Echtstart, unter Wahrung der Releasefähigkeit, einfach und schnell verändert werden.

Global und lokal

Identifiziert sich der spanische Mitarbeiter bei einer Ersatzteilabwicklung auf dem Server in Deutschland, werden für ihn nun alle Aktionen in spanischer Sprache durchgeführt. Als erstes identifiziert abas-ERP den Artikel und prüft, ob er bereits angelegt wurde. Ist dies nicht der Fall, wird er ins System importiert. Akzeptiert der Kunde das Angebot, wandelt abas-ERP es in einen Auftrag um und sendet ihm eine Auftragsbestätigung. Als nächstes wird der Lieferschein generiert und die Ware verschickt. Nach Rechnungserstellung auf Basis des Lieferscheins gehen die Daten an die in der abas-Business-Software integrierte Finanzbuchhaltung. Vorteile des neuen Systems sieht Alexander Walter vor allem in der Durchgängigkeit: „Die Datenaktualität ist jetzt zu jedem Zeitpunkt sichergestellt. Die realisierte Zeitersparnis beim Erstellen von Bestellungen in Spanien ist beträchtlich. Kommunikationsfehler treten durch die elektronische Übertragung der Daten nicht mehr auf. Und das Beste daran, die Sprache spielt keine Rolle. In der abas-Business-Software ist eine konzernweite Sprachenübersetzung integriert. Von Vorteil ist auch, dass der spanische abas-Software-Partner, die Abas Business Solutions Ibérica, genau wie der Weinig Standort in Madrid angesiedelt ist. Dadurch hatten wir was Training und Implementierung anbelangt sehr kurze Wege. Als nächstes wollen wir abas-ERP nach spanischem Vorbild in Frankreich implementieren. Auch dort hat ABAS einen Software-Partner.“