Realisierte ERP-Projekte

ABAS Software AG

Werkstatt für behinderte Menschen setzt auf abas-ERP

Kunde

Hagsfelder Werkstätten

Fertigstellung

01.09.2011

Land

Deutschland

Branche

• Metallverarbeitung

Beschreibung

Aufgabenstellung

Wer bei Werkstätten für behinderte Menschen an rückständige Einrichtungen denkt, die mit einfachen Werkzeugen einfache Waren fertigen, ist nicht auf der Höhe der Zeit. Bestes Beispiel dafür: die Hagsfelder Werkstätten (HWK) in Karlsruhe. In dem modernen mittelständischen Unternehmen sind rund 1.300 Menschen an sechs Standorten beschäftigt, davon 350 Mitarbeiter in der Verwaltung und 950 Behinderte in den Bereichen Fertigung und Dienstleistung. Auf dem Gebiet ERP setzt HWK auf Software und Dienstleistungen der ABAS Software AG.

Arbeitsplatz und Lebensraum

Diese Maxime drückt das zentrale Anliegen der Unternehmensgründung der Hagsfelder Werkstätten aus. Für Menschen mit Behinderung soll die aktive Teilhabe an unserer gesellschaftlichen Arbeitswelt gesichert und zugleich ein bedürfnisgerechter Lebensraum geschaffen werden. Die Zielsetzung der Werkstatt erfordert ein ungewöhnlich breites Spektrum an Arbeitsbereichen, da für jeden einzelnen behinderten Menschen eine geeignete Arbeit zu finden und anzubieten ist. „Diese notwendige Vielfalt, die eine Konzentration des Unternehmens auf nur einen oder zwei Fertigungsschwerpunkte nicht erlaubt und zugleich eine ständige Weiterentwicklung unserer Leistungsmöglichkeiten verlangt, ist die größte unternehmerische Herausforderung an die HWK“, betont Geschäftsführer Norbert van Eickels. Um diese Ziele auch unter den marktwirtschaftlichen Rahmenbedingungen zu erreichen, konzentriert sich das Fertigungs- und Dienstleistungsunternehmen auf die Anforderungen und Erwartungen der Kunden. Diesen Anspruch untermauerte HWK 1998 mit der Zertifizierung des Qualitätsmanagements nach DIN ISO 9001, die durch den TÜV Süddeutschland im Herbst 2001 bestätigt wurde.

Spezifische Anforderungen

Für einen ERP-Hersteller ist ein Unternehmen wie die HWK eine Herausforderung: Neben der Problematik zahlreicher Standorte gilt es eine Fülle von Unternehmensbereichen abzudecken. Hinter den Bereichsbezeichnungen Fertigung und Dienstleistungen verbergen sich bei HWK ganz unterschiedliche Unternehmensteile wie Montage und Verpackung, Möbel- und Objektbau beziehungsweise Holzbearbeitung, industrielle Metallbearbeitung, Kunststoffspritzerei, Medizintechnik, Textilverarbeitung, Gärtnerei und Landschaftspflege sowie ein Geschirrservice. „Wir sind ein zuverlässiger Zulieferer, fungieren oft als ‚verlängerte Werkbank’ unserer Kunden oder auch als reiner Dienstleister“, sagt van Eickels und weiter: „Unsere Kunden legen Wert auf Qualität und Termintreue. Mit der abas-Business-Software können wir beides gewährleisten.“ Für den Einsatz eines ERP-Systems sind neben den unterschiedlichen Geschäftsbereichen auch häufig wechselnde Produkte eine große Herausforderung. „Wir sind kein typisches Industrieunternehmen mit fester Produktpalette und festen Preisen - wir müssen uns flexibel der Auftragslage anpassen. Diese Flexibilität verlangen wir auch von einem ERP-System“, betont der Geschäftsführer und sieht folgende Konsequenz: „HWK benötigt ein ERP-System, dass sich zum Einen leicht an die sich ständig ändernden Anforderungen des Unternehmens anpassen lässt, das aber andererseits Jahr für Jahr neue Technologie offeriert und trotz zahlreicher Anpassungen einfach und schnell upzugraden ist.“ IT-Leiter Joachim Fix: „Zeitnahe aktuelle Informationen, Transparenz bei Bestellungen und Auskunftsfähigkeit bezüglich Lieferterminen, sind für unsere Arbeit essentiell.“

Herausforderung verschiedene Standorte

Fünf der sechs HWK-Standorte arbeiten auf einem abas-Mandanten und auch die Zentrale hat ihren eigenen Mandanten. Die Arbeit und dadurch auch das, was für den Standort in abas-ERP abgebildet wird, richtet sich nach der Art der Behinderung der Menschen, die an dem jeweiligen Standort arbeiten. Beispielsweise wird in der wenige Kilometer von der Zentrale entfernten Gärtnerei mit Landschaftsbau hauptsächlich Dienstleistung angeboten. Siemens, L‘Oréal oder Bosch sind hier Kunden, die Projekte werden in der abas-Business-Software verwaltet. Alle Daten der einzelnen Standorte werden dann nach bestimmten Parametern aufbereitet und im Hauptmandanten in der Firmenzentrale in Hagsfeld verdichtet. HWK nutzt das in der Software integrierte Controlling-System. Anhand von Planzahlen, die aus Vergangenheitswerten generiert werden erstellt abas-ERP den Best-, Possible-, Break Even und Worst-Case. Die Ist-Zahlen bewegen sich zwischen den definierten Verläufen. Eine weitere Herausforderung für die Unternehmens-IT sind die bei HWK häufig wechselnden Produkte. Die einzelnen Standorte sind über Datenleitungen eines privaten Netzes, das auf Multiprotocol Label Switching (MPLS) basiert, verbunden. Das hat den Vorteil, dass man anders als beispielsweise beim DSL-Betrieb, feste Antwortzeiten und definierte Bandbreiten zur Verfügung hat. abas-ERP ist bei den Hagsfelder Werkstätten in den Bereichen Einkauf, Dispo, Fertigung, Lagerhaltung, Kostenrechnung und Finanzbuchhaltung im Einsatz. Seit 2006 werden Eingangs- und Ausgangsbelege in einem an die abas-Business- Software angebundenen Dokumentenmanagementsystem archiviert. Ganz wichtig war für HWK auch die Integration von MICOS, einem speziell für Werkstätten für behinderte Menschen entwickelten Programm, in dem beispielsweise die Abrechnung mit den Kostenträgern, die von den Leistungsträgern geforderte Anwesenheitserfassung und Fortschrittsberichte erfasst werden. Die Abrechnungen mit den Leistungsträgern und die Lohndaten werden aus MICOS an abas-ERP übergeben.

Undenkbar: Arbeiten ohne integriertes ERP

„Es ist einfach so,“ stellt Joachim Fix fest: „Dass wir uns eine Unternehmensorganisation ohne abas-ERP nicht mehr vorstellen können. Vor unserem heutigen System hatten wir zahlreiche Insellösungen in unserem Unternehmen, es wurde viel mit Access-Datenbanken und Excel gearbeitet. Beispielsweise wurden Lieferanten und Kunden in unterschiedlichen Systemen verwaltet. Daten mussten also doppelt und dreifach gepflegt werden. Das war aufwändig, zeitintensiv und fehleranfällig.“

„Mit der abas-Business-Software haben wir heute ein integriertes ERP-System, an dem alle Mitarbeiter ihre Eingaben machen. Es gibt bei HWK keinen Datenfluss mehr über Papier. Die Transparenz und Auskunftsfähigkeit ist gestiegen und in der Folge auch die Produktivität. Konkret konnten wir unseren Lagerbestand kräftig senken. Wurde früher schon mal das eine oder andere Teil auf Lager gelegt, produzieren wir heute punktgenau. Daten werden nur noch einmal direkt eingegeben und stehen sofort überall zur Verfügung. Es gibt auch so gut wie keine Fehler mehr beim Übertragen von Daten. Unsere Liefertreue ist seit Einsatz von abas-ERP ebenfalls gestiegen.“ Weitere Vorteile seines ERP-Systems sieht Joachim Fix bei der Performance und den zum Betrieb der Software benötigten Ressourcen: „ABAS arbeitet, was die benötigte Hardware anbelangt, sehr Ressourcen sparend. Obwohl wir jedes Jahr auf die neueste Version der Software upgraden, mussten wir unsere Hardware erst nach sechs Jahren aktualisieren. Da bin ich von anderen Systemen Anderes gewöhnt.“ Die Akzeptanz der Business-Software ist bei HWK im Laufe der Jahre stetig gestiegen. War der Blick am Beginn der Zusammenarbeit beim einen oder anderen User eher skeptisch, ist er heute vertrauensvoll. „Die Kollegen sehen keine Alternative mehr zum System“, resümiert IT-Leiter Fix.

Highlight Upgrade

Begeistert zeigt sich Joachim Fix bei der Upgradefähigkeit der abas-Business-Software: „In meiner beruflichen Laufbahn habe ich andere ERP-System kennen gelernt. Alle behaupteten upgradefähig zu sein. Das kann man aber in keinster Weise mit der Upgradefähigkeit der abas-Business-Software vergleichen. Sind bei anderen Systemen Hauptupgrades mit einer Migration des Systems zu vergleichen und können sich über Monate hinziehen, ist das bei abas-ERP innerhalb eines Wochenendes geschehen. Unsere Anpassungen bleiben auch nach dem Einspielen der neuen Version erhalten. Aufgrund der verschiedenen Unternehmensbereiche kann es an dem einen oder anderen Standort bei den Masken am Montag noch zu Nacharbeiten kommen. Ich kenne kein System, das den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Unternehmen durch Upgradepolitik so optimal unterstützt wie die abas-Business-Software. Wir werden stabil und zuverlässig mit dem System weiterarbeiten, ein Ende der positiven Zusammenarbeit ist nicht in Sicht.“