Realisierte ERP-Projekte

Capgemini Nederland B.V.

Deutsche Post AG - Harmonisierung der Personalverwaltungsprozesse mit mySAP HR

Kunde

Deutsche Post AG

Fertigstellung

01.04.2008

Land

Deutschland

Branche

• Paketdienst
• Logistikdienstleister

Beschreibung

Aufgabenstellung

Die Situation

Die Deutsche Post AG wollte alle Prozesse in der Personalverwaltung harmonisieren. Das Ziel war es, die Kosten zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und wenig wertschaffende Aktivitäten abzubauen, um Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten zu schaffen. Dazu mussten die Alt-Systeme abgelöst werden. Das Management hatte erkannt, dass es für ein Projekt dieser Größenordnung und Komplexität einen kompetenten Partner benötigte. Capgemini unterstützte die Deutsche Post AG dabei, die HR-Lösung auszuwählen.

Die Lösung

Einer der kritischen Erfolgsfaktoren war das effektive Projektmanagement. Capgemini stellte ein Team zusammen, dass die Steuerung des umfangreichen Projektes unterstützte. Während die Projektpläne entwickelt wurden, kontrollierte das Projektmanagement-Office den Fortschritt der unterschiedlichen Teilprojekte, behielt die vereinbarten Meilensteine im Auge und beobachtete die Entwicklung der Risiken. Das Team berichtete an ein gemeinsames Führungsgremium, in dem einige Mitglieder speziell für das Risikomanagement zuständig waren. Dieser Ansatz sicherte die Zustimmung aller Parteien, die involviert waren, und sorgte dafür, dass das Projekt nicht entgleiste.

Das Ergebnis

Heute ist das System die umfangreichste Anwendung für das Personalwesen weltweit. Mehr als 4.000 Anwender arbeiten heute zeitgleich und effektiv mit dem neuen System, um die Personalverwaltung und die Gehaltsabrechnung zu erledigen. Dank der neuen Applikation ist die HR-Abteilung der Deutschen Post AG wesentlich effektiver geworden und die Kosten der Personalverwaltung wurden mit der neuen Software signifikant reduziert.

Wie die Deutsche Post und Capgemini zusammenarbeiteten

Die Deutsche Post World Net gehört zu den größten und effizientesten Logistikern der Welt. Das Unternehmen bietet seinen Kunden die Zustellung von Briefen, Express- Versand und Logistik-Leistungen weltweit, innovative und umfassende e- Business Lösungen sowie eine breite Palette von Finanzdienstleistungen. Mit dem Ziel die Nummer Eins unter den internationalen Logistikern zu werden, baut die Deutsche Post World Net konsequent auf Wachstum und Internationalisierung. Als Teil dieser Strategie vertraut das Unternehmen auf die Leistung und das Engagement seiner Mitarbeiter rund um den Globus. Heute vereint die Deutsche Post World Net vier starke Marken unter einem Dach: Die Deutsche Post, DHL, Danzas und die Postbank - mit einem integrierten Service-Angebot. Alles in allem ist die Deutsche Post World Net hervorragend positioniert, um die Chancen zu nutzen, die die Globalisierung bietet. Die Alt-Systeme für die Personalverwaltung erfüllten in erster Linie bestimmte Funktionalitäten, anstatt Geschäftsprozesse zu unterstützen. Die Anforderungen an das neue System waren hoch.

Es sollte:

• die Basis für die Entwicklung einer neuen Anwendungslandschaft bereitstellen
• dem Unternehmen ermöglichen, sich auf die Entwicklung neuer Dienstleistungen zu konzentrieren
• die nahtlose Integration neuer Prozesse und Technologien unterstützen

Nachdem die Deutsche Post AG verschiedene Systeme geprüft hatte, entschied sie sich für die SAP HR-Plattform.

Die Lösung würde das umfangreichste HR-System der Welt repräsentieren. Die Situation bei der Deutschen Post AG war allerdings sehr komplex: Das Unternehmen arbeitete mit 300.000 Stammsätzen für die drei Mitarbeitergruppen Beamte, Angestellte und Arbeiter, die unterschiedlich behandelt werden. Das Know-how und die Erfahrung mit SAP HR-Systemen innerhalb des Konzerns waren begrenzt. In der frühen Phase des Projektes war es die Aufgabe von Capgemini, ein effektives Projektmanagement-Office zu etablieren. In der intensiven Planungsphase, in der sowohl Top-down als auch Bottom-up gearbeitet wurde, kristallisierten sich schnell die Hauptziele der Umsetzung heraus:

• Realisierung innerhalb von 15 Monaten

• Enge Anlehnung an die Standards der mySAP HR-Funktionalitäten

• Minimierung der individuellen Anpassungen

• Implementierung in einem Schritt (Big Bang)

Jedes Teilprojekt konzentrierte sich auf einen anderen Baustein der Gesamtlösung
- auf die Technologie, die geschäftlichen Anforderungen, auf beide Aspekte zugleich oder auf das Change Management. Zeitweise arbeiteten bis zu 150 Menschen inklusive 20 bis 30 Beratern von Capgemini an der Planung und Umsetzung. Gemeinsam leisteten sie 15.000 Manntage. Falls notwendig, wurde die Projekt-Organisation angepasst, um die Nutzung der Ressourcen zu optimieren und im Zeitplan zu bleiben. Einer der wichtigsten Aspekte war die Steuerung und Einhaltung der verschiedenen Anforderungen an das Produkt und die gleichzeitige Einhaltung des SAP HRStandards. Unterstützt wurde das Programm durch Dokumentationen, Entscheidungsvorlagen, Technologie-Benchmarks, Ressourcenpläne und Schulungen, die gemeinsam von allen Beteiligten erarbeitet und umgesetzt wurden. Dieser Ansatz ermöglichte, verschiedene Gruppen in gemeinsamen Teilprojekten zusammenzubringen, sowohl innerhalb der Deutschen Post AG, als auch mit externen Partnern wie der SAP. Aufgrund der Erfahrung von Capgemini initiierte die Deutsche Post AG außerdem zusätzlich mehrere Projekte für die Personalverwaltung, beispielsweise wurden Kennzahlen definiert. Das neue System ist die umfangreichste mySAP HRAnwendung für das Personalwesen weltweit und die erste Applikation, die mit einer SAP-Datenbank arbeitet. Der zentrale UNIX-Datenbankserver, eine Bedingung der Deutschen Post AG, bietet mehr Flexibilität und Transparenz bezüglich der Datensätze. Das Projekt umfasste:

• die Erarbeitung eines Systems für 6.000 Anwender, davon 4.000 gleichzeitig
• die Implementierung der Anwendung an mehr als 1.000 Standorten bundesweit
• die Aktualisierung von circa 150 Netzwerk- Verbindungen in ganz Deutschland
• die Migration und Konvertierung von 300.000 Stammsätzen mit mehr als 75 Millionen Datensätzen aus der Zeiterfassung
• das Training der Anwender innerhalb von vier Monaten
• den Austausch oder die Erneuerung von 3.700 PCs. Zukünftige Updates der Software können jetzt einfach und schnell durchgeführt werden und die Schnittstellen zur Gehaltsabrechnung und anderen Applikationen sorgen für die Integration im Gesamtsystem.