Realisierte ERP-Projekte

Exact Software

Filmreifer Start bei Movie Park Germany

Kunde

Movie Park Germany

Fertigstellung

31.03.2011

Land

Deutschland

Branche

• Öffentlicher Sektor

Beschreibung

Aufgabenstellung

Der Filmund Entertainmentpark hat seine Winterpause auch für eine umfassende Optimierung seiner Geschäftsprozesse genutzt. Mit Unterstützung von Exact Software Deutschland, dem Spezialisten für betriebswirtschaftliche Software rund um Personalmanagement, wurde eine Vielzahl existenter Einzellösungen abgelöst und Schritt für Schritt ein leistungsfähiges und voll integriertes Gesamtmanagement für alle betriebswirtschaftlichen Abläufe in Betrieb genommen. Der Kontakt zu Exact Software Deutschland entstand auf der Messe PERSONAL 2006 in Stuttgart, wo sich das in München ansässige Unternehmen positiv von seinen Mitbewerbern abheben konnte: „Besonders das Workflow-System und das Dokumentenmanagementsystem haben uns überzeugt“, sagt Wouter Dekkers, Director Business Support bei Movie Park Germany. „Auch der hohe Bekanntheitsgrad von Exact in Holland sprach für sich. Mitte Oktober fiel dann die endgültige Entscheidung.“ Die Umsetzung der einzelnen Projektschritte erfolgte sukzessive. „Wir haben ein Projektteam gebildet, aus Vertretern aller betroffenen Abteilungen“, so Wouter Dekkers. Im November begann die Implementierung der Entgeltabrechnung Exact LohnXL/XXL, im Dezember fiel der Startschuss für das Online-Bewerbermanagement. Gleich nach Silvester folgte die Umstellung der gesamten Finanzbuchhaltung. Bis zur großen Eröffnung am letzten Märzwochenende wurden das Workfl ow-Management, die elektronische Personalakte, das Customer Relationship Management sowie die Logistik inklusive Lagerhaltung und Projektmanagement getestet und umgestellt.

Im Achterbahntempo zur Projektrealisierung

Und das alles in Rekordzeit: Innerhalb von nur fünf Monaten wurden sämtliche Exact-Module erfolgreich implementiert. „Wir haben einen Partner gesucht, mit dem wir die bisher genutzten Verwaltungssysteme auf ein Minimum reduzieren konnten, um eine integrierte Lösung zu realisieren“, erklärt Thorsten Schmidt, Projektleiter bei Movie Park Germany und verantwortlich für den Bereich Finanzen. Der Freizeitpark verbindet spektakuläre Attraktionen mit filmthematisierten Shows und Entertainment. Mit einer Fläche von 45 Hektar, 1,5 Millionen Besuchern im Jahr und einem Einzugsgebiet von 250 Kilometern gehört der Film- und Entertainment-Spezialist zu den fünf größten Freizeitparks in Deutschland. Hauptzielgruppe sind Familien mit Kindern, aber auch Firmen, Schulklassen und Vereine.

Neu gestaltete Prozessabläufe in Maßarbeit

Als Projektpartner stellte der Park mit einer 7-Tage- Woche, den 800 saisonalen Arbeitskräften im Jahr sowie enorm komplexen Geschäftsabläufen ganz besondere Anforderungen. 15 verschiedene Insellösungen, mit denen bisher die Managementprozesse innerhalb des Parks gesteuert wurden, waren teilweise zu ersetzen, zum Teil aber auch anzupassen und in einem konsistenten Gesamtsystem zusammenzuführen. Entscheidend dafür war eine flexible Schnittstellentechnik, die Exact hier realisierte. „Bei der Verknüpfung der verschiedenen Einzelsysteme galt es, besonders variabel zu agieren“, sagt Stefan Kozole, Leiter Training und Consulting bei Exact Software Deutschland. Sämtliche Bereiche des Freizeitparks waren von der Umstellung auf das neue Geschäftsprozessmanagement betroffen – und mussten sinnvoll miteinander verknüpft und aufeinander abgestimmt werden. „Die vorherigen Systeme waren ineffizient und zum Teil nicht vernetzt, so dass einige Arbeitsschritte mehrmals in verschiedenen Abteilungen durchgeführt werden mussten“, beschreibt Wouter Dekkers die Ausgangssituation. „Es war einfach kein zeitgemäßes Arbeiten mehr.“ Exact Software Deutschland sorgt nun für eine zukunftsgerichtete Lösung aus einer Hand, die in Zukunft erhebliche Einsparpotentiale und Synergie-Effekte bringen wird. So zum Beispiel bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Exact LohnXL/XXL, die sich bei den zahlreichen saisonalen Arbeitskräften besonders bezahlt macht. Ebenso im Bewerbermanagement: Um die Flut von Anfragen kostengünstig zu managen, begleitet die Exact-Software jetzt den gesamten Prozess – vom Online-Kontaktformular über die automatische Selektion bis hin zur Einladung per Serienbrief. Hat sich ein Bewerber beim Casting durchgesetzt, kann selbst der Vertrag automatisch gedruckt werden. „Der Bewerber wird per Knopfdruck zum Mitarbeiter“, erklärt Stefan Kozole das Verfahren. Im Januar folgte die Umstellung der Finanzbuchhaltung im Rahmen des neuen Enterprise Resource Planning (ERP) mit der Exact-Software Exact Pro. „Die Integration des Bereiches Finance gehört zu den wichtigsten Verbesserungen des neuen Systems“, betont Wouter Dekkers. „Mit Exact Pro können wir unsere Verwaltung effizient und präzise führen. Entscheidend war für uns die Benutzerfreundlichkeit. Vor allem unsere Bankprozesse sind nun wesentlich einfacher und effizienter zu steuern.“

Mit dem CRMModul von Exact Pro kann der Movie Park in Zukunft die Daten seiner Stammkunden besser bündeln und verwalten – wenn es zum Beispiel darum geht, Jahrespässe mit Foto auszustellen oder Reservierungen vorzunehmen. „Entscheidend für die Verwaltung der Einzelsysteme ist in jedem Fall die zentrale Pflege der Daten – egal ob es um Preise oder Artikel geht. Diese werden nun im Backoffice gespeichert und bearbeitet, eine Eingabe per Hand – beispielsweise an den Kassen – entfällt. Am Point of Sales können sich die Mitarbeiter nun besser auf den Verkauf konzentrieren“, so Stefan Kozole. „Der Datenabgleich muss stimmig sein, damit ein lückenloser Fluss entsteht. Was hier umgesetzt wurde, geht weit über das hinaus, was sonst mit einem ERP-System realisiert wird. Auch für uns war dieses ungewöhnliche Projekt ausgesprochen spannend.“

Erfolge mit Projektpartnern

Als sinnvolle Ergänzung werden in einigen Bereichen die Module anderer Anbieter in die Gesamtlösung von Exact Software Deutschland integriert: Clarity Commerce Solutions liefert die Steuersoftware für die Darstellung des Point of Sales (POS) – inklusive Ticketing und Kassensystem. Clarity kooperiert dabei mit Intraproc zum Drucken der Tickets und der Mitarbeiterpässe und mit Matras Kassensysteme. Für den Bereich Zutrittskontrolle und Parkschrankensystem zeichnet Skidata verantwortlich. Trotz einer aufwändigen Schnittstellentechnik lief die Umsetzung des Projekts reibungslos und es konnte stets just in time reagiert werden. „Von den Besuchern wird das neue System sehr gut angenommen“, lobt Wouter Dekkers.