Realisierte ERP-Projekte

Exact Software

5 Sterne-Service für ein 5 Sterne-Hotel

Kunde

Hotel Allgäu-Sonne

Fertigstellung

01.02.2006

Land

Deutschland

Branche

• Öffentlicher Sektor

Beschreibung

Aufgabenstellung

Woran denken Sie beim Stichwort Wellnessurlaub? Ganz sicher gehören ein schönes Hotel, gemütliche Betten, eine großzügige Badelandschaft, wohltuende Massagen, exquisite Küche und vielfältige Erlebnismöglichkeiten in beeindruckender Umgebung dazu. Das bayerische Hotel Allgäu Sonne wird diesem Bild gerecht: Das 5 Sterne Kur- & Sporthotel mit seinen 320 Betten, drei Restaurants mit regionaler und internationaler Küche, zwei Bars und wunderschönem Wellnessbereich liegt in der Kur- und Ferienregion Allgäu, im heilklimatischen Kurort Oberstaufen.

Zahlreiche Auszeichnungen bestätigen den exklusiven Ruf des Hauses. So listet die Feinschmeckerbroschüre „Bayern für Genießer“ die Allgäu Sonne als empfehlenswertes Hotel auf. Und vom Diners Club International, der jährlich den so genannten „Service Excellence Award“ für Leistungen in Hotellerie und Gastronomie verleiht, erhielt das Hotel den zweiten Platz in der Kategorie "Bestes deutsches Urlaubshotel". Aber die wohl schönste Anerkennung sind zufriedene Gäste, die sich wohlfühlen und gern wiederkommen. Verwaltungsdirektor Ralf Jajes berichtet über „sein“ Hotel: „Die Allgäu Sonne ist mit 162 Zimmern das Flagschiff unseres Konzern. Das 5 Sterne-Haus mit seinem großen Wellnessbereich – eine traumhafte Aktiv und Erholungslandschaft mit drei großzügigen Schwimmbecken, davon ein Außenbecken
– hat in der näheren Umgebung sicher keine ernstzunehmende Konkurrenz. Außerdem gehören seit einigen Jahren zwei weitere Häuser in Oberstaufen in unsere Verwaltung: Der Bayerische Hof, ergänzt durch das Hotel Löwen, mit zusammen mehr als 100 Zimmern und 50 Mitarbeitern.“ Im Hotel Allgäu Sonne sind es etwa 110 Mitarbeiter, die für Rundum- Service und das Wohl der Gäste sorgen.

Für die pünktliche und korrekte Entlohnung all dieser guten Geister sorgt Ralf Jajes als Verwaltungsdirektor. Sein „Arbeitsmittel“ ist die Entgeltabrechnungssoftware Exact LohnXL/XXL, die bereits seit 1989 in der Allgäu Sonne im Einsatz ist. Bei seinem Firmeneintritt Anfang 1993 blieb Jajes bei dem bewährten System und ist als Hauptnutzer dieser Software bis heute sehr zufrieden. Unterstützung bei der Personalverwaltung kommt von Frau Jajes, besonders bei der Vorbereitung auf die mit schöner Regelmäßigkeit wiederkehrende Betriebsprüfung. Beschränkten sich die Prüfer bislang auf die Durchsicht von Akten auf Papier, hält nun auch beim Fiskus mit Laptop und spezieller Prüfsoftware moderne Technik Einzug. Bei künftigen Besuchen kommtdeshalb das Modul Exact DPZ zum Einsatz, das die Entgeltabrechnungsdaten des Exact LohnXL/XXL passend für die Prüfersoftware aufbereitet und zur Verfügung stellt. Klarer Vorteil: Der Vorbereitungsaufwand verringert sich und der Prüfzeitraum wird verkürzt, da in Sekundenschnelle alle Daten auf Plausibilität geprüft sind.

Softwareunterstützung ganz nach Branchenbedarf

Oberstaufen im Allgäu ist groß geworden durch die in Deutschland nur hier erlebbare Schrothkur. Der Naturheiler Johann Schroth entwickelte diese Diätkur in der ersten Hälfte des 19. Jahrhunderts. Die Kombination dreier Behandlungselemente – feuchte Wärme, eiweiß- und salzarme Nahrung und periodischer Wechsel von Trocken- und Trinktagen – hat sich als effektives Naturheilverfahren bewährt. Diese Sonderstellung sichert Oberstaufen einen jahreszeitenunabhängigen Gästezulauf. Auch viele Besucher des Hotel Allgäu Sonne, im Durchschnitt 40 bis 60 Jahre alt, schätzen die regenerierende und revitalisierende Wirkung dieser abwechslungsreichen Kur. Deshalb gibt es im Hotel Allgäu Sonne kaum Saisonarbeiter, die für permanentes Auf und Ab im Personalbestand und damit für ständig wechselnden Aufwand in der Entgeltabrechnung sorgen würden. Allerdings bringen die hoteltypischen Service- Zeiten Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit mit sich und führen damit zu entsprechenden Zuschlägen, deren Erfassung und Berechnung sehr komplex und zeitaufwändig ist. Ohne eine moderne Software wäre die Verarbeitung dieser vielfältigen Informationen kaum möglich. Die Aufgaben rund um die Personalabrechnung haben sich durch die Modernisierung der Verwaltung in den letzten Jahren gewandelt. Damit haben sich auch die Anforderungen an die Software verändert: Es geht nicht mehr nur um die bloße Abrechnung. Die digitalen Pfl ichtmeldungen per ELSTER und dakotaag, Entwicklungen hin zur papierlosen Personalakte und immer wieder neue gesetzliche Bestimmungen erfordern eine permanente Beschäftigung mit dem Thema. Exact informiert und „begleitet“ seine Anwender deshalb mit vielseitigen Serviceleistungen.

Kundenportal: „Arbeitsmittel“ und Service

Dazu gehört zum Beispiel das Kundenportal auf der Webseite von Exact. Hier finden die Softwarenutzer Informationen über Produktneuerungen und gesetzliche Änderungen. Außerdem können sie nützliche Daten und Software-Updates herunterladen. Und wie geht der Verwaltungsdirektor mit den angebotenen Informationen um? „Ich besuche etwa einmal pro Woche das Kundenportal. Schon weil ich mir regelmäßig die Beitragssatzdatei der Krankenkassen herunterlade, die dort immer montags aktuell verfügbar ist. Ein toller Service, ich könnte gar nicht mehr ohne! Das hat einen speziellen Hintergrund: In der Hotellerie gibt es immer eine relativ hohe Fluktuation, gerade im Service. Dieses „Wandern“ durch die unterschiedlichen Hotels ist in unserer Branche üblich zum Sammeln von Erfahrungen und für uns regelmäßig mit zahlreichen Änderungen im Personalstamm verbunden. Unsere 160 Mitarbeiter kommen aus verschiedenen Bundesländern und sind Mitglieder von etwa 40 bis 50 unterschiedlichen Krankenkassen bundesweit – die Zeit der einen, im Hause vorgeschriebenen Krankenkasse ist ja längst vorbei. Die manuelle Pflege aller zugehörigen Beitragssätze wäre ein riesiger Aufwand, den ich mir gern erspare.“ Natürlich steht dem Hotel Allgäu Sonne auch die telefonische Support-Hotline zur Verfügung. Jajes nutzt diesen Service etwa zwei bis drei Mal pro Monat und ist sehr zufrieden mit der Leistung der Support-Mitarbeiter: „Ich kann mich darauf verlassen, auf meine Fragen kurzfristig kompetente Antworten zu erhalten. Die Personalverwaltung ist in den letzten Jahren immer komplexer geworden – da ist es beruhigend und sehr hilfreich, dass es bei Exact Fachleute für die unterschiedlichsten Abrechnungsthemen gibt.“

Neben Hotline und Kundenportal gibt es bei Exact auch Trainings- und Seminarangebote, die Anwender auf ihre immer neuen Aufgaben vorbereiten. Auch das Hotel Allgäu Sonne findet sich auf der Teilnehmerliste für die jährlichen Anwendertage im November, die umfassend über die kommenden gesetzlichen Änderungen und Neuheiten im Exact LohnXL/XXL informieren und Gelegenheiten zum Austausch mit Softwareanwendern aus anderen Unternehmen bieten. Allerdings verzichtet Ralf Jajes mittlerweile – nach über zehn Jahren Erfahrung mit Exact LohnXL/XXL und einen dadurch sicheren Umgang mit den Funktionen der Software – auf die angebotenen Standardtrainings. Bei heikleren Themen setzt er – wie im Frühjahr 2006 bei einem Systemwechsel – gern auf die Consultants von Exact. Damals löste das Hotel im Verwaltungsbereich seinen Novell-Server ab und führte ein aktuelles MS Windows System ein. Zur reibungslosen Integration der Lohn-Software auf Server und Arbeitsplätzen buchte das Hotel bei Exact eine Fernwartung. Dabei schalten sich Exact-Consultants online auf Server und Lohn-Rechner des Hotels und nehmen die notwendigen Einstellungen vor. Insgesamt schätzt Jajes die Vielfalt der angebotenen Service-Leistungen von Exact: „Ob Consultant-Besuch vor Ort, Gruppenseminar oder Hotline – jeder Kunde kann sich ganz nach Wissensstand, aktuellem Bedarf und nach Umfang der jeweiligen Fragestellung das Passende auswählen. Eigentlich ist es wie in unserem Hotel: Genau so gehen wir mit unseren Gästen um.“