Realisierte ERP-Projekte

Exact Software

Lohnbuchhaltung auf dem Kostenprüfstand

Kunde

HYMER

Fertigstellung

12.05.2010

Land

Deutschland

Branche

• Automobil

Beschreibung

Aufgabenstellung

Rund 1.000 Mitarbeiter sind für den traditionsreichen Caravan- und Reisemobilhersteller Hymer am Standort Bad Waldsee tätig. Die Lohnbuchhaltung, die Hymer intern bearbeitet, muss nicht nur alle Gehälter für die unterschiedlichen Lohngruppen und Verträge termingerecht anweisen, sondern auch alle gesetzlichen Vorschriften monatlich erfüllen. Dazu zählen die Erstellung und fristgerechte Übermittlung der Beitragsnachweise und die seit Anfang des Jahres neue Meldung zu ELENA, der elektronischen Entgeltabrechnung. Genau das bereitete aber mit der bisherigen Lohnbuchhaltungssoftware Probleme.

Dies lag daran, dass der Anbieter bei der Umsetzung neuer gesetzlicher Anforderungen jeweils sehr hohe Zusatzkosten für Updates und zusätzliche Beratungsaufwände in Rechnung stellte. Deshalb wurde Ende 2009 bereits zum zweiten Mal in Folge das geplante Budget für die Lohnbuchhaltungssoftware weit überschritten. So wurde es höchste Zeit, für den Reisemobilhersteller die ‚Notbremse’ zu ziehen. Massiven Kostensteigerungen von circa 50 Prozent für die Lohnbuchhaltung stand Hymer ausgerechnet Ende des wirtschaftlich schwierigen Jahrs 2009 gegenüber. Das gesamte Jahresbudget war bereits nach den ersten drei Monaten des Geschäftsjahr, das bei Hymer am 1. September beginnt, aufgebraucht. Unvorhersehbar viele zusätzliche Beratungskosten, Updates, der Neuaufbau von Stammdatensätzen und die anstehende ELENA-Einführung strapazierten den Etat. Damit verursachte die Lohnbuchhaltungssoftware bereits im zweiten Jahr in Folge erhebliche Mehrkosten. Da für einen Wechsel der Softwarelösung jeweils der Jahresanfang, also der 1. Januar, der beste Zeitpunkt ist, begann man bei Hymer einen Anbieterwechsel ernsthaft zu überlegen. Dazu legte das Unternehmen auch ein neues, niedrigeres Wartungsbudget für die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware fest. Schließlich war das Ziel, langfristig Kosten einzusparen und einen zeitnahen Return on Investment zu erzielen.

Ein Blick auf andere Unternehmen der Hymer-Group

Naheliegend für die Hymer AG in Bad Waldsee ist bei der Gestaltung der internen Abläufe und der Auswahl der Softwareanbieter auch immer ein Blick auf das Partnerunternehmen Dethleffs, das ebenfalls im Besitz von Erwin Hymer ist. Für den Bereich Lohnbuchhaltung zeigte sich beim Vergleich, dass die Kostenstrukturen am nur 30 Kilometer entfernten Dethleffs-Standort wesentlich günstiger sind. Die dort genutzte Lösung Exact LohnXL/XXL bietet alle Updates für gesetzliche Änderungen wie ELENA im Rahmen des Wartungsvertrags kostenfrei an und erfordert darüber hinaus deutlich weniger zusätzliche Beratertage, weil neue Versionen von den Mitarbeitern selbst eingespielt werden können und weniger EDVZusatzleistungen erforderlich sind. Auch mit der Handhabung und Nutzerfreundlichkeit der Exact Lösung ist man bei Dethleffs sehr zufrieden.

Vom ersten Kontakt zum Umstieg auf Exact Lohn XL/XXL

Nach einer ersten Anfrage bei Exact erhielt Hymer schnell ein sehr interessantes Angebot. Es zeigte, dass ein Wechsel der Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware durchaus möglich und  finanzierbar ist. Bereits für Anfang November vereinbarte die Leiterin der Lohn- und Gehaltsabteilung Silke Fischer deshalb einen Termin für eine Präsentation von Exact LohnXL/XXL. „Ich habe früher bereits einmal mit der Lohnbuchhaltungssoftware von Exact gearbeitet“, erzählt Silke Fischer. „Trotzdem war ich positiv überrascht, wie sich die Lösung weiterentwickelt hat. Im Gegensatz zu unserer bisherigen Software müssen meine Sachbearbeiter keine Schlüssel mehr eingeben, denn die Masken von Exact bieten direkte Auswahlmenüs im Klartext. Da wir bei Hymer auch für die circa 500 Mitarbeiter unserer Tochterunternehmen Niesmann & Bischoff, Capron und Movera die monatliche Lohnabrechnung ausführen, ist eine anwenderfreundliche Software für uns besonders interessant.“ Für Silke Fischer von Hymer stand nach dem Termin fest, dass sie und ihr Team sehr gerne schon zum 1. Januar 2010 auf Exact umsteigen möchten. Die endgültige Entscheidung lag natürlich beim Vorstand, der einen RoI von nur eineinhalb Jahren kalkulierte und damit den Start des Projekts Anfang Dezember genehmigte.

Punktgenaue Kalkulation und überzeugender Service

Für die Übernahme der Daten in die neue Lösung kalkulierte Exact drei Beratertage, sechs weitere Tage wurden für die Steuerung des Systems und die Schulung der Mitarbeiter veranschlagt. Hier war Silke Fischer zunächst etwas skeptisch, ob diese Zeit- und Kostenplanung auch realistisch umsetzbar sein würde. „Von unserem bisherigen Anbieter waren wir ja leider gewohnt, dass zusätzliche Beratertage und damit erhebliche Mehrkosten entstehen“, so Silke Fischer. „Die Kalkulation von Exact war dagegen punktgenau: In den vorgesehenen drei Tagen wurde die Datenübernahme erfolgreich abgeschlossen, so dass wir sofort loslegen konnten. Da ich die Lösung schon etwas kannte und viele Menüs selbsterklärend sind, haben wir bei der Schulung der Mitarbeiter sogar noch einen Beratertag eingespart, den wir nun später nutzen können. Mit meinem Team habe ich vereinbart, dass wir die Betriebsferien zwischen den Jahren für die Schulung und Einarbeitung nutzen.“ Im Tagesgeschäft ist ein Umstieg wegen der engen zeitlichen Fristen für die Lohnanweisungen nicht möglich. Statt einer Einstiegsschulung konnten die Lohnbuchhalter gleich in Workshops konkrete Fragestellungen angehen. Am 1. Januar war das Team fi t für die neue Software, die reibungslos funktionierte und alle Abrechnungsläufe termingerecht ermöglichte. Ein großes Lob spricht Silke Fischer auch dem Exact Support aus, der Bestandteil des Wartungsvertrags Support Upgrade Professional ist. „Wir haben jetzt einen Ansprechpartner, den wir direkt telefonisch erreichen und der unsere Probleme genau versteht und weiß, dass wir fristgerecht arbeiten müssen. Innerhalb von nur eineinhalb Stunden bekommen wir eine Antwort, mit der sich meist auch schon die konkrete Lösung abzeichnet.“

Ein Wechsel kann sich schnell auszahlen

Es lohnt sich, den jährlichen Etat für die Lohnbuchhaltungssoftware genau auf den Prüfstand zu stellen. Ein Anbieterwechsel verursacht zwar zunächst zusätzliche Investitions- und Lizenzkosten, kann sich aber bereits nach kurzer Zeit amortisieren. Das Beispiel der Hymer AG zeigt, dass ein Softwareumstieg auch bei über 1.500 abzurechnenden Mitarbeitern kurzfristig und problemlos möglich ist. Hymer konnte außerdem nicht nur massive Kostenvorteile bei den laufenden Ausgaben für die Lohnbuchhaltung erzielen, sondern hat jetzt auch eine Software im Haus, die den Anwendern durch selbsterklärende Masken die tägliche Arbeit erleichtert. Hinzu kommt, dass Exact LohnXL/XXL bei einem Abrechnungslauf das System nicht sperrt, so dass die Kollegen ungehindert weiter arbeiten können. Komfortabel sind auch die Auswertungsmöglichkeiten, die jeder Anwender nun ohne spezifi sches EDV-Wissen abfragen und in Excel übertragen kann. Das betrifft beispielsweise Gehaltslisten oder Berufsgenossenschaftslisten. Darüber hinaus ist der Support von Exact mit einem direkten Ansprechpartner wesentlich besser zu erreichen und reaktionsschneller als die anonyme Servicehotline des ehemaligen Anbieters. „Seit dem Wechsel zu Exact fühlen wir uns rundum gut versorgt“, so Silke Fischer. „Wir rechnen damit, dass wir durch den Wechsel pro Jahr mindestens 25.000 Euro an Softwarewartungskosten einsparen werden.“