Realisierte ERP-Projekte

ALPHA Business Solutions AG

ERP-Einführung bei AAT Integriertes ERP-System sorgt für Durchblick

Kunde

AAT Alber Antriebstechnik GmbH

Fertigstellung

01.02.2007

Land

Deutschland

Branche

• Maschinen- / Anlagenbau

Beschreibung

Aufgabenstellung

Der Slogan der Firma AAT Alber Antriebstechnik GmbH (www.aat-online.de) lautet: Ideen bewegen mehr. Für mehr Bewegung sollte auch die Unternehmenssoftware des Anbieters von Reha-, Transport- und Medizintechnik sorgen. Innerhalb von nur vier Monaten installierte das Unternehmen die neue ERP-Komplettlösung. Heute laufen alle Prozesse des Unternehmens über die Software und die Kennzahlen in einem Management-Cockpit zusammen.

Es gab mehrere Gründe, warum AAT Alber Antriebstechnik sich im Jahr 2007 nach einer neuen ERP-Software umsah. Zum einen war das alte System zu langsam geworden. Antwortzeiten von 30 Sekunden waren am Ende keine Seltenheit mehr. Darüber hinaus ließen sich über das System weder Serviceaufträge abwickeln noch Geräte und deren Seriennummern verfolgen oder eine ordentliche Produktionsplanung vornehmen. Auch eine Schnittstelle zum CAD-System fehlte. „Das Altsystem wurde unseren Anforderungen nicht mehr gerecht. Es war unheimlich schwer, die Kosten im Blick zu behalten“, beschreibt Projekt- und IT-Leiter Tobias Rauschkolb zusammenfassend die Situation. Im Jahr 2000, als das Altsystem eingeführt wurde, hatte das Unternehmen 15 Mitarbeiter. Produktion und Service gab es noch nicht. „Der Vertrieb musste florieren. Das ERP-System musste damals lediglich Rechnungen ausweisen können“, erinnert sich Rauschkolb. Heute sieht das anders aus.

Das Unternehmen ist in den letzten Jahren stetig gewachsen, auf heute über 70 Mitarbeiter. Im Service sind mittlerweile neun Mitarbeiter beschäftigt. „Wir sind heute ganz anders aufgestellt. Aufgrund der Firmengröße ist eine hohe Kostentransparenz ein Muss. Ohne ein gutes ERP-System geht dies nicht mehr“, so Rauschkolb. So gesehen beschloss das Unternehmen fast zwangsläufig, seine Unternehmens-IT neu aufzusetzen. Eine integrierte ERP-Lösung sollte es richten. Ohne unnötige Schnittstellen, dafür aber mit durchgängigen Prozessen und der Möglichkeit, Anpassungen selbst vornehmen zu können.

Einführung verläuft reibungslos

Aus zehn Anbietern wählte AAT die ERP-Komplettlösung proALPHA und ALPHA Business Solutions als Realisierungspartner aus. Zum einen, weil der offene Quellcode dem Unternehmen die Möglichkeit ließ, die Lösung in Eigenregie zu erweitern und selbst zu programmieren. „Zum anderen, weil die Chemie zwischen uns und ALPHA Business Solutions von Beginn an stimmte“, sagt Rauschkolb. Natürlich hätten auch andere Faktoren wie der Kaufpreis oder die Tatsache, dass ALPHA Business Solutions auf die Prozessoptimierung von mittelständischen Unternehmen spezialisiert ist, eine Rolle gespielt. Danach ging alles relativ schnell.

Bereits zum Jahresbeginn 2008 waren Vertrieb, Einkauf, Produktion, Finanzbuchhaltung und Service mit entsprechenden Funktionen ausgestattet. Im weiteren Verlauf des Jahres folgten die Kostenrechnung und das Dokumentenmanagement. Und im Jahr darauf die Anbindung des CAD- sowie die Einführung eines Kennzahlensystems. „Das Projekt lief in Summe sehr gut“, so Rauschkolb. Natürlich gab es hier und da kleine Nachbesserungen. So musste zum Beispiel der Standard-Service durch eine Komponente von ALPHA Business Solutions erweitert werden, um die Anforderungen des Unternehmens vollständig abzudecken. Darüber hinaus stand ein Wechsel des CAD-Systems an, da die Anbindung der alten Lösung aus arbeitstechnischen Gründen nicht möglich war. „Es war aber nichts, das nicht zu lösen gewesen wäre. ALPHA Business Solutions hat uns hierbei schnell und unbürokratisch unterstützt“, lautet dennoch die positive Beurteilung von Rauschkolb.

Konfiguration nach Maß

AAT02Seit der Einführung laufen die Prozesse bei AAT softwaregestützt. Besonderes Augenmerk legte das Unternehmen dabei auf eine gute Produktkonfiguration. Kein Wunder, hat es doch rund fünfhundert Varianten im Einsatz. Um die Fehlerquote möglichst niedrig zu halten, sollten sich die Produkte einfach konfigurieren lassen. Das System erfüllt dieses Kriterium. So hat das Unternehmen aus dem schwäbischen Albstadt zum Beispiel die Ausstattungsmerkmale aller Produkte als Auswahlmenü hinterlegt. Früher mussten diese manuell eingetragen werden, was voraussetzte, dass diese bekannt waren. Heute setzt AAT auf eine Maximal-Stückliste, die Schritt für Schritt reduziert wird. Am Ende steht somit fast zwangsläufig das gewünschte Modell. Dazu können sich die Mitarbeiter ihre Bildschirmmasken – auch mehrere – individuell zusammenstellen und speichern, so dass sie immer in der gewählten Konfiguration und mit den gewünschten Informationen erscheinen. Und nicht nur das: Änderungen von Kunden- oder Teilestammdaten in einer Maske werden automatisch in alle geöffneten Masken übernommen. „Unsere Mitarbeiter sind überaus zufrieden. Ich dürfte ihnen den Konfigurator nicht mehr wegnehmen“ meint Rauschkolb. „Und die Fehlerquote liegt nahezu bei Null.“

Servicemanagement mit System

Neben Produktkonfiguration und Auftragserfassung hat sich auch im Service vieles getan. Konnte der Prozess durch das Altsystem nicht unterstützt werden, entwickelte er sich unter der neuen ERP-Lösung zu einem echten Wettbewerbsfaktor, der überdies eine ehrgeizige Maßgabe zulässt: Jedes Gerät soll spätestens nach einer Woche wieder beim Kunden sein. „Das gelingt nur, wenn der Prozess reibungslos abläuft“, so Rauschkolb. Bei AAT lassen sich anhand der Seriennummern alle zur Reparatur gelieferten Produkte mitsamt den Ausstattungsmerkmalen eindeutig identifizieren. Ist der Antrieb defekt, ist sofort ersichtlich, um welches Modell es sich handelt und ob ein Ersatzteil vorhanden ist. Auch können Status und Entscheidungskette des Serviceauftrages jederzeit abgelesen werden. Fehlt vom Kunden die Zustimmung zu einem Kostenvoranschlag, kann der Servicemitarbeiter bei diesem frühzeitig nachhaken, um so die Durchlaufzeit kurz zu halten. Ein weiteres Plus ist der Zugriff auf Schriftstücke und Bilder. Die Mitarbeiter können auf alle Dokumente zugreifen, die mit dem Serviceauftrag oder dem Produkt zusammenhängen – also auch auf den ursprünglichen Auftrag, Produktionsdaten oder Vertriebsbelege. „Für uns ist Kundenorientierung kein Fremdwort, da unser Service immer im Bild ist.“

CAD-Integration hält Einkauf auf dem Laufenden

Die gleiche Zielsetzung hat auch der Einkauf. Damit er richtig bestellen kann, braucht er allerdings aktuelle Daten aus der Konstruktion. Ansonsten würde er Gefahr laufen, die falschen Teile zu ordern. Am besten ist es daher, ihm den Zugriff auf Stücklisten und Zeichnungen einzurichten, was seit der Einführung bei AAT auch möglich ist. Die sieben Entwickler des Unternehmens können jederzeit auf die Dokumente zugreifen. Vorbei ist die Zeit, da die Konstrukteure die Zeichnungen zeitaufwändig per pedes in die Einkaufsabteilung bringen mussten. Vorbei sind auch die Zeiten, da der Einkauf schon mal Teile nach alten Indizes bezog. Realisiert wurde das durch die Anbindung des CAD-Systems an proALPHA. Seitdem liegen neue oder geänderte Zeichnungen zeitnah vor und lassen sich in der ERP-Lösung verwalten. Damit einhergehende neue Indizes werden automatisch erstellt. Ein entsprechend hinterlegter Workflow informiert den Einkauf über die Änderungen. „Durch die Integration des CAD-Systems kann unser Einkauf sicher sein, dass er immer auf Basis von aktuellen Indizes bestellt“, beschreibt Rauschkolb den Vorteil.

Unternehmenscockpit visualisiert entscheidungsrelevante Informationen

Doch nicht nur die Fachabteilungen wollen stets die richtigen Informationen an die Hand bekommen, auch die Führungskräfte und die Geschäftsleitung. Bei Auswertungen setzt das Unternehmen nicht nur auf eine Zusatzanwendung der ALPHA Business Solutions, es hat das Unternehmenscockpit als Pilotkunde sogar mit gestaltet. Dabei sind dem Konzept folgend von Anfang an Anforderungen und Wünsche der Fachabteilungen eingeflossen. Jeder Fachbereich hat sein eigenes Cockpit. So gibt es zum Beispiel ein Vertriebs-, ein Einkaufs- und ein Servicecockpit, und eines für die Geschäftsleitung. Eines haben diese jedoch gemeinsam: Sie sind allesamt einfach zu handhaben. Berichte lassen sich schnell erstellen und per Knopfdruck aktualisieren. Und Daten können nicht nur exportiert sondern auch importiert werden, z. B. vom Statistischen Bundesamt. Zudem zahlt sich auch hier die Offenheit des Systems aus. So hat AAT die Standardversion selbst um eine vom Vertrieb gewünschte Kundenakte erweitert. Diese beinhaltet aufbereitete Zahlen – beispielsweise Umsatz oder Bestellmengen je Kunde. Damit haben Vertriebsmitarbeiter alle notwendigen Daten übersichtlich vorliegen, wenn sie diese benötigen – und ein weiterer Teil der Prozesskette ist abgedeckt. „Die Einführung einer Komplettlösung war die richtige Entscheidung. Sie hilft uns, effizient und kundenorientiert zu agieren“, bilanziert Rauschkolb. „Damit haben wir schon viel bewegt.“