Realisierte ERP-Projekte

ALPHA Business Solutions AG

Wachstum im globalen Wettbewerb – eibe steuert Gruppe zentral mit proALPHA

Kunde

eibe Produktion + Vertrieb GmbH & Co. KG

Fertigstellung

11.11.2002

Land

Deutschland

Branche

• Möbel

Beschreibung

Aufgabenstellung

Die Wurzeln der eibe GmbH reichen fast 600 Jahre zurück. Der Anspruch des immer noch inhabergeführten Mittelstandsunternehmens, das heute weltweit 330 Mitarbeiter zählt, ist seit der Gründung zeitlos hoch: Beste Qualität, Sicherheit und Umweltfreundlichkeit sollen die eibe-Produkte gewährleisten, die bis in die USA, nach Saudi-Arabien und nach Japan geliefert werden. Die Möbelprogramme und Freizeitgeräte aus Vollholz werden - teils auftragsbezogen, teils in Kleinserie, aber auch in Großserie - am Firmensitz in Röttingen hergestellt und bearbeitet. Die fünf europäischen eibe-Niederlassungen und Verkaufsbüros rund um den Globus konzentrieren sich auf die Fachberatung, die Projektbetreuung und den Vertrieb, der inzwischen auch Handelsware wie Spielzeug und Lernmaterialien anbietet.

Von einem der führenden Spielgerätehersteller und Kindergartenausstatter in Europa verlangt der Markt ein schnelles Handeln in allen betriebswirtschaftlichen Bereichen. Diese Aufgabe lässt sich auf Dauer nur mit einem einheitlichen System bewältigen. Auch können Prozessketten so zügiger optimiert und Anforderungen des Controllings zeitnah bewältigt werden. Bis 1998 war die IT-Prozessunterstützung teilweise nur eingeschränkt möglich und die Anwendungslandschaft bei eibe noch sehr heterogen. Jede Niederlassung setzte unterschiedliche Software, Tools und Statistiken ein. Die bis 1998 eingesetzte Software wurde vom Hersteller nicht mehr weiter gepflegt. Deshalb suchte eibe nach einem neuen, zukunftsfähigen und flexiblen System, mit einem attraktiven Preis-/ Leistungsverhältnis. In dem anschließenden Auswahlprozess konnte letztlich nur das ERPSystem proALPHA mit seinem hohen Integrationsgrad und seiner technologisch offenen Architektur überzeugen.

Dass sich die österreichische eibe-Niederlassung zeitgleich und völlig unabhängig voneinander ebenfalls zur Einführung von proALPHA entschied, legte schließlich den Grundstein für die übergreifende Integration der Unternehmensprozesse in den Folgejahren. Den Anstoß für die Systemintegration gaben die Geschäftsleitung und Controlling-Verantwortliche, die jederzeitige Datenprüfungen und Online-Auswertungen nach einem einheitlichen Schema wünschten. Bis dato wurden - neben einem monatlichen Reporting - Preise und Artikeldaten ebenso wie Kennzahlen nur quartalsweise am jeweiligen Standort geprüft. Die notwendige Abstimmung der Sichtweisen und Einschätzung der aktuellen Angebots- und Auftragslage vor Ort nahmen zu viel Zeit in Anspruch. Auch Analysen, Korrekturen und das Einspielen z.B. von Preislisten oder Katalogbildern zur Angebotsbearbeitung sollten durch eine Integration zügig und ohne externe Kosten möglich werden.

2002 wurden die proALPHA Installationen von eibe in Röttingen und von der österreichischen Niederlassung zusammengeführt. Anfang 2007 fiel auch in den übrigen Niederlassungen Schweiz, Großbritannien und Niederlande der Startschuss zur Ablösung der Altsoftware und Einführung von proALPHA. Die Niederlassungen werden heute als einzelne Mandanten im Hauptsystem in Röttingen geführt, wo sämtliche Prozesse abgebildet und per Remote-Zugriff den Auslandsniederlassungen zugänglich gemacht werden. Vorteil dieser Lösung: IT Know-How und Wartung vor Ort sind nicht mehr notwendig. Mit spezifischen proALPHA-Länderversionen und einfachen Modifikationen konnten dabei individuelle Sonderwünsche und lokale Eigenheiten berücksichtigt werden wie die britische Währung, abweichende Maßeinheiten, die abweichende Zeitzone (GMT) in England, unterschiedliche Tastaturbelegungen, Mehrsprachigkeit sowie die Bruttobelegerfassung und - ausgabe in der Schweiz.

Die Einführung verlief schnell und reibungslos: Schon nach sechs Monaten konnten alle drei Auslandsniederlassungen mit proALPHA arbeiten. Die offene proALPHA-Technologie ermöglichte zudem eine problemlose Datenübernahme der Altsysteme. Das Intercompany- Modul bildete dabei die Basis für die Schnittstellenanbindungen. „Der Offenheit von proALPHA verdanken wir, dass wir die über Jahre entstandenen Individualanpassungen der einzelnen Niederlassungen, individuelle Statistiken und auch hauseigene IT-Instrumente sofort verfügbar machen konnten. Das war ein entscheidender Vorteil“, erklärt Christian Hutka, EDV-Leiter bei eibe. Dank der einheitlichen und logischen Bedienerführung konnten die Basisschulungen
der Anwender von Beginn an auf je ein bis zwei Tage beschränkt werden. Detailfragen wurden während der sechswöchigen Test und Anlaufphase - alles parallel zum Tagesgeschäft - telefonisch und mit eigenen, unterstützenden Schulungsvideos geklärt. Die eigentliche Echtbetriebsphase wurde nach etwa sechs Wochen erfolgreich abgeschlossen. Danach waren Vertrieb, Einkauf und Finanzbuchhaltung in den Niederlassungen komplett umgestellt und die Altsysteme dienten nur noch zur Information über die Datenhistorie. Als sehr vorteilhaft erwies sich die Maßnahme, nur Stammdaten zu übernehmen und die offenen Belege in den Altsystemen auslaufen zu lassen.

proALPHA vereinfacht und unterstützt heute alle zentralen Abläufe bei eibe. Im Controlling können nun jederzeit aktuelle Auswertungen vorgenommen und die Unternehmensbereiche über die Bereitstellung beliebig definierbarer Kennzahlen überwacht und gesteuert werden. Einkauf, Materialwirtschaft und Vertrieb profitieren von schlanken, automatisierten Abläufen und einer unternehmensweit einheitlichen, zentralen Datenerfassung und Ablage. „Statt vier bis sechs Wochen brauchen wir nun nur noch wenige Stunden für die Verteilung neuer Katalogartikel und Preisinformationen zum Jahreswechsel. Gruppenweite, zeitgleiche Verkaufsförderaktionen wurden erst durch die Integration der Standorte mit proALPHA vernünftig möglich“, berichtet Christian Hutka. Auch Korrekturen oder Artikel-Sperrungen können wir jetzt in kürzester Zeit an alle beteiligten Stellen durchgeben. So kann es auch nicht mehr passieren, dass Auslaufartikel mangels zentraler Bestandsinfo noch Monate ungeplant im System bleiben.“

Das Management sowie die 120 proALPHA–User der eibe GmbH sind mit ihrer Unternehmenssoftware und der Betreuung durch die ALPHA Business Solutions AG rundum zufrieden: „Wir schätzen besonders, dass unser System so zuverlässig und stabil ist. Oft läuft es hundert Tage und mehr am Stück bis zu einer notwendigen Datenbankänderung einfach durch“, lobt Christian Hutka. „Und wenn es mal eine Krise gibt, klappt die Betreuung durch die ALPHA Business Solutions AG tadellos.“

eibe Produktion + Vertrieb GmbH & Co. KG

Mehr als 330 Mitarbeiter weltweit, davon arbeiten derzeit 120 Anwender mit proALPHA. Angebunden an die zentrale Installation in Röttingen sind die Niederlassungen Österreich, Schweiz, Großbritannien und Niederlande. proALPHA kommt in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Lohn, Vertrieb, Einkauf, Produktionsplanung und Steuerung sowie Intercompany und Personalwesen zum Einsatz. Das Server-System läuft auf Windows 2008 und die Clients laufen auf Windows XP.