Emotron realiseert efficiencyvoordelen met IFS Applications

21.12.2006

De Nederlandse vestiging van industrieel leverancier Emotron in Bladel is officieel overgestapt op de bedrijfssoftware van IFS. Het hoofdkantoor in Zweden maakt al een jaar gebruik van IFS Applications. De andere vestigingen volgen binnenkort.

Emotron beoogt met de implementatie forse efficiencyvoordelen te behalen. Vooral efficiency van de processen tussen de diverse vestigingen binnen de groep is met IFS meteen al sterk verbeterd. Na een zorgvuldige selectie koos Emotron voor IFS vanwege de complete functionaliteit en de geavanceerde R&D-mogelijkheden.

Geen handwerk meer
Na diverse pakketwisselingen, bedrijfsovernames en een reorganisatie besloot Emotron in 2002 tot de ingebruikname van één centraal pakket. Het management verwachtte hiervan duidelijke efficiencyvoordelen voor de transacties, de communicatie en de uitwisseling van knowhow binnen de groep.

Wim Duis, projectleider bij Emotron en medeoprichter van de vestiging in Bladel, vertelt: ‘De wens tot centralisatie veranderde gaandeweg in een noodzaak. Door de diverse systemen per vestiging verrichtte iedereen te veel handwerk voor rapportages en vooral ook voor onderlinge transacties. De reorganisatie, waarbij een nieuwe verdeling van het productieportfolio over de locaties werd doorgevoerd, werd ook het moment om over het ERP-pakket te beslissen.’

Het verschil in de praktijk is al direct aantoonbaar en aanzienlijk. ‘Een interne order gaat voor een groot deel automatisch het systeem door langs de benodigde processen. Een medewerker in Zweden hoeft niet meer rond te bellen op zoek naar voorraden van een bepaald product bij andere vestigingen, die de collega aan de andere kant dan weer handmatig in het systeem moet gaan opzoeken. Om nog maar te zwijgen van de handmatige interne boekingen. Dat soort handelingen gaat nu volledig automatisch.’

Geavanceerde eigenschappen voor productontwikkeling
Naast efficiencyvoordelen eiste Emotron van het nieuwe pakket een minimum aan maatwerk. Mede daardoor werd de shortlist gereduceerd tot een handvol namen, waarvan naast IFS nog één ander bedrijf uitgenodigd werd een presentatie en productdemonstratie te geven. Hoewel de verschillen klein waren, had IFS toch een aantal duidelijke voordelen. ‘Functioneel gezien is IFS Applications een zeer complete oplossing. Vooral de R&D-features zijn ingenieus uitgevoerd. Om een voorbeeld te noemen: het versiebeheer in de PDM-module communiceert iedere wijziging in technische apparatuur, zowel in de hardware als in de software, en voert deze in het hele productportfolio door,’ zegt Wim Duis.

‘Ook de technologie voor serienummers en traceability is zeer intelligent. We weten van alle geproduceerde apparatuur waar deze zich bevindt en uit welke componenten hij bestaat. Dus ook als bijvoorbeeld een klein individueel onderdeel na een jaar niet aan de vereiste specificaties blijkt te voldoen, of om een andere reden vervangen dient te worden, is het voor ons zeer eenvoudig om de betreffende onderdelen bij de klanten op te sporen en te vervangen.’

Voorbereiding en maatwerk
De pilot-implementatie van de nieuwe software begon in april 2004 in Zweden, waar men in januari 2005 live ging met 45 gebruikers.. Sinds januari 2006 is ook Duitsland over. Nederland volgt in het laatste kwartaal van 2006. Wim Duis: ‘De meeste tijd is besteed aan het ‘vullen’ van de oplossing en het vastleggen van de werkprocessen in het systeem. Tussendoor hebben we telkens getest of het systeem ook daadwerkelijk met een bepaald proces deed wat wij ervan verwachtten. Het aantal aanpassingen op maat dat we gemaakt hebben, is relatief gering. Dat was ook de bedoeling. In totaal hebben we ongeveer 20 handmatige aanpassingen gedaan in de oplossing.’

Training
Emotron wilde de Zweedse medewerkers die al eerder op IFS overgestapt waren inschakelen voor het opleiden van de Nederlandse collega’s. Dat liep een beetje anders. ‘De Nederlandse gebruikers wilden veel meer over de mogelijkheden van de software weten dan alleen de standaard voorkomende operationele zaken. Zij wilden ook daarbuiten het systeem leren kennen en ervaren hoe het omgaat met bepaalde zaken, zodat ze zelf een oplossing kunnen vinden als ze straks eens ergens tegenaan lopen.’ Daarvoor was wat diepere kennis nodig. De Nederlandse vestiging van IFS in Eindhoven heeft daarom een aantal extra trainingsdagen verzorgd.