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Projektsteuerung in Echtzeit

09.01.2018

Warum integrierte Systeme im Projektmanagement mehr leisten

Im Projektmanagement geht es um weit mehr als nur um Aufgaben und Termine. Auch Ressourceneinsätze müssen geplant und sämtliche Kosten überwacht werden – und das möglichst in Echtzeit. Der ERP-Anbieter proALPHA erklärt, warum ein reines Projektmanagement-Tool schon für kleinere Mittelständler meist nicht ausreicht.
Projektmanagement hilft, Aufgaben effizienter abzuwickeln. Deshalb sind die Werkzeuge und Methoden heute in vielen Unternehmensbereichen nötig: in der Produktentwicklung und in Kundenprojekten ebenso wie bei der Messeplanung und der Umstrukturierung von Geschäftsprozessen.

Mehr als nur To-Do-Listen und Termine

Für das Projektmanagement können Unternehmen aus einer Vielzahl an Anwendungen wählen. Aber bei den meisten Programmen müssen neben der Aufgaben- und Terminplanung auch die Kosten und Arbeitszeiten manuell ergänzt und laufend aktualisiert werden. Die Doppeleingabe von Zahlen in mehreren Systemen wird dann schnell zu einer Mehrbelastung der Mitarbeiter. Die Informationen sind daher oft unvollständig und veraltet.

Projektverantwortliche benötigen aber präzise und aktuelle Daten für ein integriertes Zeit-, Kosten- und vor allem Ressourcenmanagement. Zu letzterem gehört insbesondere eine übergreifende Ressourcenplanung. Denn oft sind Mitarbeiter in mehrere Vorhaben eingebunden. Deshalb müssen Ressourcen über sämtliche Projekte hinweg geplant werden. Dies gelingt mit Hilfe eines Multiprojektmanagements. Nur so lassen sich massive Terminverzögerungen vermeiden und, im Fall von Engpässen, rechtzeitig Alternativen finden.

Alle Wenn-dann-Schleifen im Griff

Nur ein Projektmanager, der Abhängigkeiten zwischen Ressourcen und Abteilungen im Blick hat, kann sinnvoll auf Änderungen im Projekt reagieren. Welcher Auftrag lässt sich im Fall einer Verzögerung vorziehen? Die Fertigung kann erst anlaufen, wenn die nötigen Teile und Rohstoffe eingetroffen sind. Der zeitgerechte Einkauf hängt wiederum an den freigegebenen Stücklisten aus der Konstruktion. Insbesondere Langläufer müssen dabei so früh wie möglich bestellt werden. Gerade, wenn viel parallel passiert, hilft ein professionelles Projektmanagement-Werkzeug, den Überblick zu behalten. Dieses hohe Maß an Transparenz lässt sich nur durch eine Integration von aktuellen Auftrags-, Zeit- und Ressourcendaten erzielen – verdichtet in übersichtlichen Visualisierungen, vom Strukturplan bis zum Gantt-Diagramm.

Transparenz für Stakeholder

Wenn alle Abteilungen mit einem gemeinsamen System arbeiten, ist bereits viel erreicht. Sämtliche Projektpartner mit einem gesonderten Projektmanagement-Tool auszustatten ist jedoch weder praktisch noch kosteneffizient. Denn die meisten Stakeholder benötigen nur einen Ausschnitt der umfangreichen Projektinformationen. Im Idealfall ist das Projektmanagement in das ERP-System integriert. Dann haben die Mitarbeiter alle nötigen Informationen gleich in ihrer täglichen Arbeitsumgebung parat: die Arbeitsvorbereitung in der Produktionsplanung, der Controller im Finanzsystem. Neben Zahlen und Daten fallen in Projekten auch umfangreiche Unterlagen an, von Zeichnungen bis zu Vertragsunterlagen und Vertraulichkeitsvereinbarungen. Ein ebenfalls integriertes Dokumentenmanagement hilft, alle relevanten Informationen zentral vorzuhalten und nach Abschluss des Projekts zu archivieren.

In Echtzeit Projektrisiken erkennen

Einer der Kernbestandteile eines soliden Projektmanagements ist die laufende Kostenkontrolle. Es gilt, Ausgaben und Aufwände kontinuierlich zu erfassen und gegen Planzahlen abzugleichen. Mit einer mitlaufenden Kalkulation behalten Projektmanager alle Projekt- und Herstellkosten im Griff. Wesentlich dabei ist, nicht nur die schon getätigten Ausgaben zu berücksichtigen, sondern auch das Obligo, also die bereits eingegangenen Verpflichtungen. Auf dieser Basis lässt sich leicht ableiten, ob sich die Gesamtkosten im geplanten Rahmen bewegen. Ein zusätzlicher Vorteil: Ist das Projektmanagement direkt ins ERP-System integriert, wie beispielsweise bei proALPHA, werden anfallende Kosten in Echtzeit dem Projekt zugeordnet und gleich parallel in der Kostenrechnung verbucht.

Ressourcen optimieren, bei Verzögerungen schnell umplanen, alle Mitarbeiter mit relevanten Informationen versorgen und dabei sämtliche Kosten immer im Griff behalten: Ein ins ERP-System integriertes Projektmanagement erleichtert und beschleunigt die Koordination im Projekt. Denn hier liegen alle Daten stets in Echtzeit vor. Projektrisiken lassen sich damit frühzeitig erkennen und vermeiden.